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社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)について(事業者の皆さまへ)

 事業者の皆さまは、平成28年1月から税や社会保障の行政手続でマイナンバーを取り扱います。
 従業員やその扶養家族、アルバイト、講師等のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票などの税務関係の申告書・法定調書や、社会保険の被保険者資格取得届などの社会保障関係の申請書などに記載して、行政機関などに提出する必要があるためです。
 マイナンバーを記載した書類を行政機関などに提出する時までに、従業員等のマイナンバーを取得するようにしましょう。
 マイナンバーを含む個人情報については、厳格な取扱いが求められていますので、十分注意してください。

1.全般

 マイナンバーを含む個人情報の取扱いについては、国の個人情報保護委員会が「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を定めています。ガイドラインの中で、「しなければならない」及び「してはならない」と記述している事項については、これらに従わなかった場合、法令違反と判断される可能性があるものとなりますので、必ず確認してください。

 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(個人情報保護委員会ホームページ:外部リンク)

2.マイナンバーを取得するとき

 従業員等からマイナンバーを取得するときは、利用目的の明示と本人確認の実施が必要です。

(1)利用目的の明示

 「源泉徴収票の作成事務のため」といったマイナンバーの利用目的を明示します。利用目的はまとめて示すことができます。法令で定められた手続き以外の目的でマイナンバーを取得することや、目的外でマイナンバーを利用することは法令違反となります。

(2)本人確認の実施

 他人のなりすまし等を防止するため、マイナンバーを取得するときは、番号確認(正しいマイナンバーであることの確認)と身元確認(手続きを行っている者がマイナンバーの正しい持ち主であることの確認)を行ってください。
 本人確認は主に次のいずれかの方法で行います。これらの方法が困難な場合の方法など、本人確認の詳しい方法については、こちらをご覧ください。「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(内閣府ホームページ PDF・879KB:外部リンク)

  • 個人番号カード(番号確認と身元確認)
  • 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
  • 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

3.マイナンバーの保管・管理

 事業者は、マイナンバーを含む個人情報の漏えい・紛失等を防ぐために、安全管理措置を実施しなければなりません。また、マイナンバーを利用する事務を委託している場合は、委託先等が適切に安全管理措置を実施するよう監督することも必要です。
 安全管理措置とは、具体的には次のような対応を取ることをいいます。

  • マイナンバーを取り扱う責任者と事務担当者を明確にすること。
  • マイナンバーが記載された書類等は鍵がかかる棚や引き出しに保管すること。
  • マイナンバーを含む個人情報をパソコンで管理している場合は、ウィルス対策ソフトを最新版にすること。事務担当者以外が情報にアクセスできないようにすること。
  • マイナンバーを保管する必要がなくなったときには、確実に廃棄すること。

 詳しくは次の資料をご覧ください

4.マイナンバーの目的外収集・利用の禁止

 マイナンバーには、利用、提供、収集の制限があります。マイナンバーを取り扱うことができるのは、法令で限定的に明記された場合に限られており、他人のマイナンバーを不正に入手することや、他人のマイナンバーを取り扱う者がマイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを不当に提供することは、処罰の対象となります。

 マイナンバーの「通知カード」を一般的な本人確認の手続きに使用することは適当ではありません。
 マイナンバーに関する手続以外の手続(例:会員登録など)で「通知カード」の提示を求めないようにしてください。

5.情報漏えい等が発生した場合の対応

 100人以上の方のマイナンバーを含む個人情報が漏えいした場合など、安全確保に係る「重大な事態」が生じたときは、個人情報保護委員会に報告することが法律上の義務となります。
 「重大な事態」に該当しない場合でも、マイナンバーを含む個人情報が漏えいしてしまった場合には、事実関係及び再発防止策等について個人情報保護委員会等に報告するよう努めるものとされています。
 詳しくは、「特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応について」をご覧ください。(個人情報保護委員会ホームページ:外部リンク)

6.相談窓口(マイナンバー総合フリーダイヤル)

 マイナンバー制度について、ご不明な点がある方や、さらに詳しい情報を知りたい方は次の相談窓口へお問い合わせください。

【日本語窓口】

 電話番号:0120-95-0178<無料 全国共通ナビダイヤル>

上記の電話番号につながらない場合

  • マイナンバー制度に関すること
    • 電話番号:050-3816-9405
  • 通知カード、個人番号カード、紛失・盗難に伴うマイナンバーカード(個人番号カード)の一時停止処理に関すること
    • 電話番号:050-3818-1250

【外国語窓口】

  • マイナンバー制度に関すること
    • 電話番号:0120-0178-26<無料 全国共通ナビダイヤル>
  • 通知カード、個人番号カード、紛失・盗難に伴うマイナンバーカード(個人番号カード)の一時停止処理に関すること
    • 電話番号:0120-0178-27<無料 全国共通ナビダイヤル>

 ※外国語は、英語、中国語、韓国語、スペイン語、ポルトガル語に対応しています。

【問合せ時間】

  • 平日9時30分~20時00分
  • 土日祝日9時30分~17時30分(年末年始を除く)

 ※マイナンバーカード(個人番号カード)の紛失、盗難などによる一時利用停止については、24時間365日対応となります。

7.マイナポータルにおける「就労証明書作成コーナー」の開設について

 平成30年10月1日から、マイナポータルに「就労証明書作成コーナー」が開設されました。
 「就労証明書作成コーナー」は、(1)就労証明書の様式が「かんたん入手」できる、(2)就労証明書を手書きでなくキーボード入力で「らくらく作成」できる、(3)役所に赴くことなく「すすっと電子申請」できるというメリットがあります。企業及び保育所入所希望者の負担軽減が図れることとなりますので、ぜひご利用ください。
 詳しくは、「人事担当者の方へ(就労証明書作成コーナー)」をご覧ください。(内閣府ホームページ:外部リンク)

8.関連リンク

9.外部リンク集

 マイナンバー制度の詳細については、以下のサイトをご覧ください。

このページについてのお問い合わせ

知事戦略部業務プロセス改革課
〒371-8570 前橋市大手町1-1-1
電話 027-226-2338
E-mail gyoukai@pref.gunma.lg.jp
迷惑メール対策のため、メールアドレスの一部(@pref.gunma.lg.jp)を画像化しております。