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ファクシミリによる公文書開示請求の受付に関する要領

更新日:2020年4月1日 印刷ページ表示

趣旨

第1条 この要領は、群馬県公文書開示事務取扱要綱第5条第2項に基づき、ファクシミリによる公文書開示請求について必要な事項を定めるものとする。

定義

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

  1. 受付ファクシミリ 生活こども部県民活動支援・広聴課(県庁2階北フロア)に設置されているファクシミリをいう。
  2. 情報公開係 生活こども部県民活動支援・広聴課情報公開係をいう。
  3. 開示請求 群馬県情報公開条例(平成12年群馬県条例第83号。以下「条例」という。)に定める公文書開示請求をいう。
  4. ファクシミリ請求 ファクシミリによる開示請求をいう。
  5. 担当課所 開示請求に係る公文書に関する事務を所掌する所属をいう。
  6. 送信者 ファクシミリ請求を行おうとして送信した者をいう。
  7. 請求者 ファクシミリ請求を行った者をいう。

事前連絡

第3条 ファクシミリ請求しようとする者は、開示請求に係る公文書の円滑な特定に協力するため、電話等によりあらかじめ担当課所に対し、ファクシミリ請求する旨及び請求内容について連絡するよう努めるものとする。
2 前項により連絡があった場合、担当課所は公文書の特定に必要な情報を提供し、開示請求書の記載に必要な助言を行うものとする。
3 第1項に掲げる者は、担当課所が不明な場合、情報公開係に対し連絡するよう努めるものとする。

開示請求の書式

第4条 ファクシミリ請求は、群馬県情報公開条例施行規則(平成12年群馬県規則第123号。以下「施行規則」という。)別記様式第1号「公文書開示請求書」(以下「開示請求書」という。)によらなければならない。

受付

第5条 ファクシミリ請求は、受付ファクシミリのみで受け付けるものとする。
2 受付ファクシミリで印字できなかった場合、開示請求がなかったものとみなす。
3 着信の有無については、送信者が情報公開係に確認するものとする。
4 受付ファクシミリ以外のファクシミリで受信した場合、当該ファクシミリを管理する所属は送信者に対し、受付ファクシミリに改めて送信するよう伝えるとともに、その旨を情報公開係に連絡するものとする。

受付日

第6条 開示請求の受付日は、印字された開示請求書を情報公開係の担当者が確認した日とし、情報公開係において当該日付の受付印を開示請求書に押印するものとする。

担当課所への送付

第7条 情報公開係は、開示請求書を受け付け後速やかに担当課所へ受付印を押印した本書を送付するものとする。
2 事務の効率上必要がある場合の送付については、前項の規定にかかわらず、開示請求書に収受印を押印した後、当該開示請求書をPDF化した電子ファイルを電子メール等により送付する方法によることができるものとする。この場合において、当該ファイルにはパスワードを設定しなければならない。

開示請求書の補正

第8条 情報公開係は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、次のとおり処理するものとする。

  1. 開示請求書が第4条で定める書式によらないものであるときは、受け付けたうえで、請求者に条例第12条第2項に基づく補正を求めるものとする。
  2. 開示請求書の文字が不鮮明な場合又は開示請求書中の「開示を請求する公文書の内容又は件名」欄の記載からは担当課所が不明な場合は、電話等により請求者に確認した後、その結果を記載した文書(別紙様式)を作成し、本書と併せて担当課所へ送付するものとする。
  3. 前号の場合において、請求者に確認してもなお担当課所を特定できないときは、条例第12条第2項に基づく補正を求めるものとする。
  4. 第1号及び前号の規定により補正を求めたにもかかわらず請求者が補正に応じないとき又は補正後においてもなお担当課所を特定できないときは、施行規則第4条第5号ニの「公文書開示請求拒否」の決定(以下「請求拒否決定」という。)を行うものとする。

担当課所での処理

第9条 担当課所は、次のとおり処理するものとする。

  1. 原則として、開示請求書が郵送等により送付された場合と同様の処理を行うものとする。
  2. 第7条の規定に基づき情報公開係から送付又は送信された開示請求書の文字が不鮮明で「開示を請求する公文書の内容又は件名」等が判読できない場合は、情報公開係に対し、請求者に確認し前条第2号の措置を執るよう求めることができるものとする。
  3. 開示請求書中の「開示を請求する公文書の内容又は件名」欄の記載及び第3条に基づく請求者からの連絡等からは公文書を特定できない場合、電話等により請求者に確認するものとする。それでもなお公文書を特定できないときは、請求者に条例第12条第2項に基づく補正を求めるものとする。
  4. 前号後段の場合において、請求者が補正に応じないとき又は補正後においても公文書を特定できないときは、請求拒否決定を行うものとする。

附則

 この要領は、平成20年11月21日から実施する。

附則

 この要領は、平成25年4月1日から実施する。

附則

 この要領は、平成28年4月1日から実施する。

附則

 この要綱は、平成29年4月1日から実施する。

附則

 この要綱は、令和2年4月1日から実施する。