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第20回情報公開審議会議事概要

更新日:2012年10月18日 印刷ページ表示
  1. 日時 平成24年9月5日(水曜日) 13時00分~14時55分
  2. 場所 群馬県庁第161会議室(県庁16階)
  3. 出席者 情報公開審議会委員5名、事務局6名(県民生活課)
  4. 議事
    (1)「公文書提供制度」の施行状況について
    (2)交付媒体等の見直しについて(規則改正の検討)
    (3)群馬県情報公開条例の施行状況について

議事概要

(1)議題1 「公文書提供制度」の施行状況について

(田村会長)
事務局から、まずは説明をお願いします。

■事務局から、「資料1」に基づいて説明を行った。

(田村会長)
委員の皆さんから御質問、御意見がございましたらお願いします。まずは、制度の施行状況に関して、いかがですか。
(鈴木委員)
公文書提供制度の施行に伴って、情報提供の件数が増えたということですが、求められる具体的な情報の種類はいかがでしょうか。開示請求の場合、マーケティングに使われると思われる情報が多いということだったと思いますが、何か変化はあるでしょうか。
(事務局)
県に開示請求される方の8~9割は、営業目的と思われる方です。この制度のもとでも、基本的にはそうした傾向です。
(鈴木委員)
過去に要望が多かったものなどを主な制度の対象としてリスト化したということでしたが、全部開示となる公文書は他にも膨大にあるということです。今後、対象となる文書を検索できるような、あるいは、何が対象となるか分かるような仕組みは可能でしょうか。何か考えていますか。
(事務局)
このリストについてはホームページに掲載しています。今後、このリストを見直す場合は、開示請求のデータをもとにして、何度も開示請求されているような文書については、リストに載せられないか、ということで担当所属に打診することになります。利用者が検索できるような形は、難しいかと思います。
(萩原委員)
3ヶ月の施行状況についての各部署へのアンケート結果についてですが、事務量の増えた増えないというのは、体感と言いますか、回答者の意識によってだいぶ違うのではないかと思います。同じ請求をされてもそれを苦にする人、苦にしない人がいるのではないかというイメージがありますので、どのレベルに線を引くかということはあるにしても、負担感を忖度しすぎることは、よろしくないのではないか。制度をスタートした以上、一定の意識でやってもらわなければならないということだと思います。こうした意識調査をすることはよいことでしょうが、これが全てであるというようには思わない方がよいと思います。私の目からすると、この回答者はやる気のない人なのでは、と思わせる回答もあります。せっかく始めた制度ですので、後退させないようにやってもらうことが重要ではないかと思います。
先ほど、旅館業のリストに「客室数」という項目が入っていなかったため、対応がスムーズにいかなかったという話がありましたが、そもそも、掲載項目の中に、客室数が入っていないことが疑問です。病院の一覧には病床数が含まれておりますが、提供制度で対応すると整理した以上、どんなニーズがあるのか、担当所属にはそうした意識を持って対応して欲しいです。何でそこまでやるのだ、と思うのではなくて、どんなニーズがあるのかと想像力を働かせてもらわないと、提供する意義もなくなってしまいます。ニーズが寄せられたのであれば、それにも対応してもらうということで、通知を出してもらうということも必要なのではないかと思います。
(木暮委員)
この制度によって県民の利便性という面では高まったのではないかと思いますが、職員の事務負担ということに関しては、軽減されると期待していましたので、予想外でした。アンケートの意見を見ると、事務処理の一元化・効率化を望むという声もあるようですが、申出の数が特定の部署だけ増えたとか、この制度に伴って、要望される書類の特徴や傾向などに変化はありますでしょうか。
(事務局)
新しい制度になって、新しい文書が要望されるようになったというような、求められる文書の傾向は変わらないように思います。アンケートにある事務処理の一元化・効率化についてですが、例えば県全体のデータが欲しいというときに、各保健福祉事務所ごとに対応するという運用を現在しておりますが、この意見とすると、県全体のデータが欲しいのであれば、各保健福祉事務所のデータを県庁のどこかの課でまとめて、一カ所で対応した方がよいのではないか、という趣旨だと思います。食品営業や理美容クリーニング業の一覧についてであれば、衛生食品課というところが担当しておりますので、衛生食品課で取りまとめて、衛生食品課で対応するべきだということが、この意見かと思います。また、県民生活課という記載がありますが、分野にまたがらず情報提供は全て県民生活課で担当した方がよいのではないか、という意見でもあるのかと思います。それも選択肢の一つかと思いますが、県民生活課としては、主務課に対して一括の対応をお願いする、というのがこれまでやってきていることです。現状においては、食品営業等については、一括しての対応という形には至っておりません。
(関委員)
申出書のメールアドレスの記載が不鮮明だという意見が出ているのが気になりました。私も仕事などでメールアドレスが読みにくいことはあります。可能性として、申出者の方からまず県にメールを送ってもらうということはできないでしょうか。
(事務局)
申出書をメールで受け付ける専用アドレスを設けておりまして、そこに来たものであれば、それに返信すればよいので間違いはないのですが、窓口で書いていただいた場合に、こういった問題が起こっています。
(関委員)
提供の申出があった書類をPDFに読み込むときにパソコンが固まるというような意見もありますが、提供制度の対象とする文書については、あらかじめデータ化をしておけばよいのではないでしょうか。そうしておけば、先ほど話があった、特定の所属において一括して対応するということもしやすいのではと思います。
(事務局)
月の頭などに、事前にPDFを作っておけば対応しやすいのではないかという話はしていますが、現状は、所属によって整理の仕方が異なるという部分があります。
(田村会長)
続いて、情報の漏洩に関する資料について、御質問、御意見がございましたらよろしくお願いします。これは、事務局で今後検討を進めていただいて、一定の方針が出たときには、また審議会に報告いただけるということでよいですね。
(関委員)
公文書提供制度に特有の問題といいますか、公文書提供制度だからこそ生じうる問題、という想定はされているのですか。
(事務局)
公文書提供制度の対象は全部開示できる文書であり、通常こうした問題は起こらないはずですが、これまでよりも簡単に実費をいただいて文書を交付することになりますので、リストに載せているような文書とは別に、個別のケースでこの制度を利用した場合には、こういったことも起こりうるのかと思います。公文書提供制度を始めたから、と言うよりは、この制度を始めたのをきっかけとして、こうしたことも考えていこうというところです。
(田村会長)
先進的な取り組みを、資料にある兵庫県や福岡県はされているということですかね。
(事務局)
兵庫県の通知を見ますと、いくつかの所属が連携してこの通知を作成したということが見て取れます。いまの群馬県の規定は、県民生活課と情報政策課が協調して対応を整理して、ということをしておりませんので、その辺を、この機会に検討できればと考えています。
(田村会長)
この点は、また将来、審議会でも報告していただけると思いますので、そのときにまた確認したいと思います。お気づきの点がありましたら、事務局にお知らせください。

(2)議題2 交付媒体等の見直しについて(規則改正の検討)

(田村会長)
事務局から、まずは説明をお願いします。

■事務局から、「資料2」に基づいて説明を行った。

(田村会長)
委員の皆さんから御質問、御意見がございましたらよろしくお願いします。
(鈴木委員)
費用の徴収方法についてですが、各部署における現金管理が大変だということだったかと思います。この辺は何か考えていますか。
(事務局)
紙であれば10円、20円という費用負担ですので、クレジットカードなどの活用は、金融機関との調整のコストと見合うかということがあります。先ほどの公文書提供制度では、一定の文書について、メールで無償対応しておりますので、メールで対応する範囲を増やすことができれば、費用負担に係る事務も軽減されると思います。メールアドレスが読みにくいとか、運用上の問題もありますが、メールになって楽になったという声もありますので、メールの活用範囲を広げていくというのが一つかと思います。
(鈴木委員)
現金管理の負担はばかにならないと感じています。百円の管理も一億円の管理も同じコストということもありますので。悩ましい部分かと思います。
(事務局)
県庁ですと、銀行や郵便局が庁舎内にありますが、地域機関ですと庁舎の中にありませんので、数十円のために、そこまで行って帰って、ということをしているのが現状です。
(鈴木委員)
インターネットの占いなど、サービスで課金する仕組みがありますが、ああいった手法が取れるとよいのでしょうが。
(事務局)
これをダウンロードして下さい、ダウンロードするときにお金がかかります、という形ですね。県とすると、情報に値段がつけられないということがあります。あくまで、紙代、媒体代ということで実費徴収していますので、その辺が難しいところです。
(田村会長)
具体的には、FDをやめたい、ということがまずありますか。
(事務局)
いまFDは1枚80円という設定でやっていますが、文房具のカタログには載っていないですとか、ネット販売を見ると、メーカーによっては1枚80円以上するということもあるようです。
(田村会長)
媒体は、県が用意して、交付するんですね。請求者が媒体を持ってきて、これに入れてくれという対応は、セキュリティ上の問題でできないということでした。そこがクリアできれば、本当はよいのでしょうか。
(事務局)
外部の業者等から提出されたFDなりCD-Rを県のパソコンで見る場合には、情報政策課から指示が出ておりまして、まずはLANケーブルを外す、などといった手順を踏む必要があります。気楽には見られないという状況があります。
(田村会長)
新しい媒体については、県が対応できるのであれば、必要ですよね。
FDのように、機器がなくなる、使われなくなるということが分かっているときに、これをいつの段階で外すのかということです。規則に残しておいても、規則にあるから必ず対応できる、というのではなく、対応には幅があるという説明をして、その中で対応可能なものを残している、規則には書いてあるけれど、入手できないので対応できない、という説明をすることでも、よい気がします。
規則に書いてあるからそれで対応しなければならないのだ、というのは、請求者側の過大な要求と考えて、認めないということがあってよいのではないか、と私は思います。
カラーの問題も、カラーで対応できるのであれば、カラーでも対応するという整理でよいのでしょう。それによって費用が変わるのかもしれませんが。フルカラーで印刷しても白黒の場合はどう扱うかなどの課題はあるでしょうが。
ビデオやカセットは、今までは1対1の関係、持っている媒体と同じ媒体で交付する、ということしかなかったわけですね。技術的な問題だと思いますので、他の媒体で対応する、とするのはよいのではないでしょうか。
FDは、規則から削ってしまうか、または、可能な限り対応する、どう規則に書くかの問題はありますが、入手の状況により対応できないことがある旨を備考の欄に記載するのも、一つの案でしょう。

(3)議題3 群馬県情報公開条例の施行状況について

(田村会長)
事務局から、まずは説明をお願いします。

■事務局から、「資料3(公文書開示、不服申立て)」に基づいて説明を行った。

(田村会長)
委員の皆さんから御質問、御意見がございましたらよろしくお願いします。
(田村会長)
資料の表に、「不存在等件数」として数字が記載されていますが、このうち、不存在決定の件数はどのくらいあるのでしょうか。請求のうち、どんなものが主な不存在決定の内容でしょう。国で公文書管理法ができ、公文書を作成する義務というものを、当然のことだけれど、明確にしていこう、ということがありましたが、この点を、県ではどうお考えでしょうか。
(事務局)
まず、どういった文書が不存在決定になるかというところで、請求の対象となる文書は、県で保有する公文書ということになりますが、公文書に当たらない我々職員の手持ちのメモですとか、個人的な資料については、制度の対象外となります。日々請求に対応している中で多いのは、文書の保存年限が過ぎたため、かつては保有していたけれど廃棄してしまったというものが一つ。あとは、一部の方ではありますが、電話相談の対応に不満を持った方から、なぜそうした対応を取ったのか、その根拠は、というような請求を受けることも多々ありまして、そういった請求についても、不存在決定の対象となっています。
(事務局)
公文書管理については、総務事務センターで所管しておりまして、公文書管理法の施行に伴う諸課題について、ワーキンググループを作って検討、研究中という状況です。県民生活課もメンバーとして加わっております。
(田村会長)
直接の担当は異なるようですが、当然、情報公開と表裏一体の関係ですし、先ほど、セキュリティの話もありましたが、所管がまたがる、共管事項ということでもあるのかと思います。よろしくお願いしたいと思います。
(田村会長)
事務局から、続いて説明をお願いします。

■事務局から、「資料3(パブリックコメント)」に基づいて説明を行った。

(田村会長)
委員の皆さんから御質問、御意見がございましたらよろしくお願いします。
(田村会長)
案件ごとの特殊事情を考慮しても、他県では群馬県より意見数が多いという説明だったかと思いますが、他県では、意見を増やすための工夫を何かされているのでしょうか。
(事務局)
担当に話を伺いましたが、「特段珍しいことはしていないが、関心が高い案件であれば、自然に意見が集まってくる」という回答をいただいております。群馬県の特徴として、パブリックコメントの対象を他県より広くしていることがありまして、条例や規則のほか、審査基準や行政指導指針といったものも対象としていることから、実施件数が少し増える傾向にあります。ただ、比較的専門性が高い基準や指針を対象にする分、一般の方が意見を出しにくい募集案件も増えてしまうのではないか、という印象があります。
意見を増やすことについては、対応も少し考えておりまして、ホームページを見やすくして、クリックの回数を減らして該当ページに至るようリンクの張り方を工夫しました。また、パブリックコメントを実施するにあたっては、原案をそのまま公表するのではなく、県民の方が意見を寄せやすいよう、原案の概略図、わかりやすい資料をつけるよう担当課にお願いしています。また、意見を応募しやすいよう、意見の応募様式を掲載して、感想程度のものでも出していただけるよう促しています。
(田村会長)
先ほど事務局から、ぐんま‘まちづくり’ビジョンについては、議員がブログでパブリックコメントのことを掲載したことが意見の増につながった、という話がありました。いわゆるサポーターのような人が外部にいないと、意見を増やすのは難しいかもしれません。行政が一人相撲をしても、「・・・施行条例(仮称)(案)」と出ていても、私には関係ない、難しそうだ、と思われてしまうと、それでおしまいですよね。
(萩原委員)
やらせというのはダメで、八ツ場ダムのパブリックコメントでも、最後になって署名だけ異なる同一文書が何千通も寄せられて大騒ぎになった、という話もあります。
パブリックコメントの意味合いとして、私の印象とすると、役所の、意見は聞いたよという裏付け、意見がなかったから認めてもらったんだという前提になるから、役所とすると意見が来ても来なくてもいいのではないか、というところがあります。
意見が寄せられて、それが活かされているのかが分からないと、県民も燃えないんじゃないかと思います。結局、言ったけど何もならないじゃないか、変わらないじゃないか、ということもあるので。すでにがっちりした案ができあがっているというイメージがありますから、そうすると、そこに素人が言ってどうなるんだという意識もあると思うので、その辺りを改善しないと、いくら呼びかけても意見は来ないのではないでしょうか。
今年度パブリックコメントの実施が予定されている「がん対策推進計画」や「保健医療計画」で言えば、病院がどうなるか、地域医療がどうなるか、がん対策の拠点病院がどうなるか、と身近に感じるようなことが出てくる場合に、行政がPRして、自分の意見が反映されると面白いな、と思ってもらえるような意識づけをしてもらう、新聞やテレビを使うような仕掛けもあるのかと思います。広報だけ、ホームページだけ、ですと、あまり意味がないと思います。意見を提出する意義を見出せるような仕掛けを作って、盛り上げないと、意味がないと思います。
(田村会長)
一つの案としては、大学を使うのもよいと思います。県内の大学と連携して事業を行うこともあるでしょうから、そういったところで、大学生の新鮮な意見を聞くために働きかけを行う、という方法もあってもよいのかと思います。それをきっかけとして、学生に群馬県と様々な面で関わってもらうということも、あってもよいでしょう。
実際に行っている手続の行政分野とするとどのような感じでしょう。部局の単位でもよいですが、どの分野が多い少ないということはありますか。
(事務局)
分野を問わず、万遍なくという感じです。
(田村会長)
意見の出方も、分野によっての特徴、相関性のようなものはないですか。
(事務局)
過去の例で言いますと、目立つのは組織・団体が関わるところは意見が多い傾向です。
(田村会長)
関心を持ってくださる団体があるところは、意見を増やすためのテコ入れをする必要もないのですね。
(事務局)
パブリックコメントの趣旨とすると、意見が多いから良い、少ないから悪い、ということでは必ずしもないので、行政の側とすると、我々が気付かなかった点について意見を出していただければ、数が1件であっても貴重な御意見、ということになります。団体に限らず、個人の方からも御意見をいただくのが大事だと思います。
(田村会長)
手続のために時間を取っているわけですから、職員の側からすると、興味を持たれていないと感じ、徒労感を持ってしまうのではと心配するところがあります。モチベーションが上がらない、やっても仕方がないけれど仕事だからやっている、というのでは、行政の効率という面からも問題でしょう。意見の多寡は問題でないとしても、多くの意見をいただければ、その中に、あっと思える意見も入ってくるでしょう。ないよりは、あった方がもちろん良いわけですから、意見を増やすための工夫をしていく、ということは必要でしょう。
他県のように、パブリックコメントの対象を絞るということもあるでしょうが、せっかく広く意見を募集するという姿勢を要綱で示しているわけですから、それを狭めると、その批判もあるでしょう。

(4)その他

■事務局から、本年度中の開催について委員の意向確認

(田村会長)
通常は、審議会に対して諮問があって、それに対して答えるという形かと思いますが、審議会の権限としますと、情報公開条例第10条に「実施機関に意見を述べる」とありますように、審議会から建議する、意見を申し述べる、ということがあります。その前提として、委員のみなさまの関心があること、重要と思われることを、事務局に調べていただきつつ、審議会で検討するということもできます。事務局からは、新しい諮問事項は今のところ予定がないということでしたが、委員のみなさまから御意見があれば、それをテーマにして開催をしてもよいということになります。委員のみなさまは、いかがでしょうか。
(田村会長)
特になければ、事務局の説明のとおり、次回は来年度ということでお願いします。本年度開催する必要が生じた場合は、事務局からまた連絡が行くかと思います。
(田村会長)
本日の議事は以上で終了しました。みなさまの御協力により円滑に進めることができました。どうもありがとうございました。

(5)閉会

以上をもって議事を終了し閉会した。

資料(一部省略しています。)

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