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群馬県公文書等の管理に関する条例(案)に関する意見の募集結果について

令和元年11月29日
総務部総務事務センター

 県では、群馬県公文書等の管理に関する条例を制定することとし、その素案について令和元年10年9日から令和元年11月8日までの1カ月間、郵便、ファクシミリ、電子メール、持参により、広く県民の皆様から意見の募集を行いました。
 このたび、寄せられました御意見(延べ5件)及びそれに対する県の考え方を下記のとおり取りまとめましたので、公表いたします。
 今回、御意見をお寄せいただきました方々の御協力に厚く御礼申し上げるとともに、今後とも、県行政の推進に御協力を賜りますようお願い申し上げます。

政策等の題名

群馬県公文書等の管理に関する条例(案)

意見の提出数

2通
(郵便 0通、ファクシミリ 0通、持参 0通、電子メール 2通)
(意見の延べ総数 5件)

意見の採択により修正した箇所の有・無(有の場合はその概要)

 有り

  • 「第1 目的」に地方自治の本旨に関する文言を追加
  • 「第8 移管又は廃棄」の第3項について、教育委員会から移管要請があった場合の実施機関の対応として「移管することができる」から「特別の場合を除き、移管しなければならない」に修正

提出された意見の概要及び意見に対する考え方

提出された意見の概要及び意見に対する考え方一覧
該当項目 意見の概要 意見に対する考え方
第1 目的  公文書等の管理に関する法律第1条には「国民主権の理念にのっとり」という文言が用いられているが、条例の素案ではこれに対応した文言がない。
 そのため、地方自治の本旨に関する文言を追加するべきである。
 条例の目的として、「県政の適正かつ効率的な運営」や「県の諸活動を現在及び将来の県民に説明する責務の履行」を規定していますが、これらは地方自治の本旨を基礎としたものと考えています。
 したがいまして、御意見を踏まえ、「地方自治の本旨にのっとり」の文言を追加します。
第5 整理  公文書の保存期間が何度も延長されることのないよう、防止策を考えるべきである。  条例では公文書管理の基本原則を定めることとしているため、保存期間の延長といった詳細なルールについては、規則で定めることとしています。この規則の制定にあたり、公文書等管理委員会に諮問いたしますが、その中で真に必要な保存期間が確保されるよう検討してまいります。そのため、条例案は素案のとおりとします。
第8
移管又は廃棄
 廃棄予定の簿冊等について、教育委員会から移管の求めがあった場合、「移管することができる」でなく、「移管しなければならない」とすべきである。  歴史的価値のある簿冊等が廃棄されることを防ぐためには、教育委員会による移管の要請を尊重することが重要であると考えられます。
 したがいまして、御意見を踏まえ、教育委員会から移管の求めがあった場合、特別の理由がない限り、実施機関に対して移管を義務づけます。
第44 罰則  公文書等管理委員会の守秘義務に係る罰則のほか、実施機関による公文書作成・管理・廃棄の部分についても罰則規定を設けるべきである。  実施機関が公文書を適切に作成・管理・廃棄するには、不適切な事案が発生した場合の罰則規定を設ける以上に、そのような事案が発生しないよう条例の目的や内容を職員へ周知徹底することが重要であると考えており、「第37 研修」などの機会を通じて適切な文書管理に努めていきたいと考えています。
 なお、条例の制定により、職員が果たすべき文書管理に関する義務が明確になることから、不適切な事案が発生した場合、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第29条に基づく懲戒処分が行われることとなります。そのため、条例案は素案のとおりとします。
その他  移管に関する規定については、実施機関の裁量が大きい(例えば、実施機関が移管又は廃棄を判断することなど)。
 そのため、次のいずれかとすべきである。
(1)上記第8のように修正する。
(2)保存期間が満了した簿冊等を教育委員会に必ず移管するようにして、教育委員会に廃棄権限を持たせるようにすべきである。
(1)については、上記第8の考え方のとおりです。
(2)についてですが、「第5 整理」において、実施機関が保存期間満了前のできる限り早い時期に移管又は廃棄の判断をするとしています。これは、文書の内容を最も熟知した文書作成者が歴史的に重要な公文書であるかどうかの判断に関与することが適切であるという趣旨です。また、その判断基準は公文書等管理委員会に諮問しながら定めることも予定しています。教育委員会に廃棄権限を持たせた場合、そのような趣旨が失われてしまうため、(2)についても条例案は素案のとおりとします。

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