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群馬県個人情報開示等事務取扱要綱
令和5年3月30日制定
第1 趣旨
この要綱は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）及び群馬県個人情報の保護に関する法律施行条例（令和4年群馬県条例第76号。以下「施行条例」という。）による保有個人情報の開示請求等（開示請求、訂正請求及び利用停止請求をいう。以下同じ。）に関する知事における事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
第2 保有個人情報の開示等に係る事務
1 県庁の課室及び地域機関並びに専門機関（以下「担当課所」という。）は、次に掲げる事務を行うものとする。
（1）保有個人情報開示請求書（群馬県個人情報の保護に関する法律施行条例施行規則（令和4年 群馬県規則第23号。以下「施行規則」という。）別記様式第4号。以下「開示請求書」という。）、保有個人情報の開示に係る意見書（施行規則別記様式第14号。以下「意見書」という。）、保有個人情報の開示の実施方法等申出書（施行規則別記様式第16号。以下「申出書」という。）、保有個人情報訂正請求書（施行規則別記様式第20号。以下「訂正請求書」という。）及び保有個人情報利用停止請求書（施行規則別記様式第28号。以下「利用停止請求書」という。）の受付に関すること。
（2）開示請求等に係る保有個人情報の特定に関すること。
（3）訂正請求及び利用停止請求に係る保有個人情報の必要な調査に関すること。
（4）開示請求に係る保有個人情報の開示決定等に関すること。
（5）訂正請求に係る保有個人情報の訂正決定等に関すること。
（6）利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止決定等に関すること。
（7）開示決定、訂正決定又は利用停止決定に係る保有個人情報の開示、訂正又は利用停止の実施に関すること。
（8）開示決定に係る保有個人情報が記録された公文書の写しの交付に要する費用の取扱いに関すること。ただし、県庁においては県民活動支援・広聴課が行うものとする。
（9）特定個人情報の開示に係る費用の減額又は免除の承認等に関すること。
（10）開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為に係る弁明書の作成等の審査請求に関すること。
2 県民活動支援・広聴課は、1に掲げるもののほか、次に掲げる事務を行うものとする。
（1）開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に関する事務についての相談に関すること。
（2）開示決定に係る保有個人情報の写しの交付に要する費用の取扱いに関すること（他の県の機関（議会、警察本部、公安委員会並びに他の県の機関の地域機関及び専門機関を除く。）に対する開示請求の費用も含む。）。
（3）県の各機関（議会を除く。）における法の運用状況の公表に関すること。
第3 開示請求に係る事務
1 相談及び説明等
（1）県民活動支援・広聴課は、保有個人情報の開示請求に関する相談があった場合においては、 相談者が求める保有個人情報の内容について確認し、施行条例第3条で規定する個人情報保有事務登録簿等により、当該保有個人情報を保有する関係課室を特定し、立会いを求めるものとする。
（2）（1）の場合において、相談者に開示請求の手続を説明するものとする。
（3）相談者が求める個人情報が、次に掲げる個人情報に該当する場合には、法による開示請求の対象にはならないことから、その旨を相談者に説明するものとする。
ア 刑事事件若しくは少年の保護事件に係る裁判、検察官、検察事務官若しくは司法警察職員が行う処分、刑若しくは保護処分の執行、更生緊急保護又は恩赦に係る保有個人情報（当該裁判、処分若しくは執行を受けた者、更生緊急保護の申出をした者又は恩赦の上申があった者に係るものに限る。）
イ 保有個人情報（群馬県情報公開条例（平成12年群馬県条例第83号。以下「情報公開条例」という。）第14条に規定する不開示情報を専ら記録する公文書に記録されているものに限る。）のうち、まだ分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるもの
ウ 群馬県立文書館、群馬県立図書館その他の県の機関において、一般の利用その他これに準ずる利用に供することを目的として保有している個人情報
エ 次に掲げる個人情報その他個別法において法の適用除外が規定されている個人情報
（ア）統計法（平成19年法律第53号）第52条に規定する個人情報
（イ）籍法（昭和22年法律第224号）第129条に規定する保有個人情報
（ウ）商業登記法（昭和38年法律第125号）第141条に規定する保有個人情報
オ 他の法令又は条例（情報公開条例を除く。）の規定により開示を受けることができる個人情報
2 開示請求書の受付等
（1） 開示請求の方法
ア 開示請求をする者は、開示請求書に必要事項を記載して提出するものとする。
イ 開示請求に当たって、県民活動支援・広聴課又は地域機関若しくは専門機関（以下「窓口」という。）への持参、郵送若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）による信書の送達（以下「郵便等」という。）又はぐんま電子申請受付システム（以下「電子申請システム」という。）により開示請求書を提出することができるものとする。
ウ ファクシミリ、電子メール又は口頭による請求は、認めないものとする。
（2）開示請求書の受付に当たっての留意事項
ア 開示請求に当たっては、請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。ただし、同一の担当課所に同一人から数件の個人情報の開示請求があった場合は、記載可能な範囲で、1枚の開示請求書による複数の開示請求を認めるものとする。
イ 法定代理人又は任意代理人（以下「代理人」という。）により開示請求をする場合は、本人との代理関係を確認した上で開示請求を認めるものとする。
ウ 開示請求をする者が、身体の障害等により自ら開示請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。
エ 開示請求をする者に対し、開示請求に係る保有個人情報が記録された公文書の記録媒体の種別、開示を実施することができる方法、費用を説明するものとする。
オ 他の県の機関宛ての開示請求であることが明示されている場合は、当該他の県の機関宛ての開示請求書を別葉で作成・提出するよう求めること。
（3）本人等であることの確認
開示請求をする者が開示請求に係る保有個人情報の本人又は代理人であることの確認を、開示請求の受付を行う職員が次の書類の提示又は提出を受けることにより行うものとする。
なお、通知カードや表面に個人番号が記載されている住民票の写し等の書類は、本人確認のための書類として使用しないものとする。
ア 本人による開示請求の場合
本人確認のために提示し、又は提出しなければならない書類は、個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「政令」という。）第22条第1項第1号及び第2号に規定する書類の原本とする。
なお、当該書類に印字された住所と請求書に記載された住所が異なっている等当該書類に疑義が生じる場合は、別の書類を提示し、又は提出するよう求めるものとする。
（ア）提示又は提出する書類例（1点でよいもの）
a 個人番号カード
b 運転免許証
c 健康保険の被保険者証（住所が印字されているもの）
d 日本国旅券（有効なもの。失効後6か月以内のものを含む。）
e 写真付き住民基本台帳カード・（住所の記載があり、有効期限内のもの）
f 身体障害者手帳（写真の貼替え防止がなされているもの）
g 精神障害者保健福祉手帳（写真の貼替え防止がなされているもの）
h 運転経歴証明書
i 船員手帳
j 海技免状
k 小型船舶操縦免許証
l 狩猟・空気銃所持許可証
m 戦傷病者手帳
n 宅地建物取引主任者証
o 在留カード
p 特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書
（イ）提示又は提出する書類例（2点必要なもの）
以下の「a」の中から2点、または「a」と「b」から各1点（「b」から2点は不可）
a
（a）官公庁等発行の写真付き職員身分証明書（官公庁等には独立行政法人、特殊法人、地方独立行政法人及び官公庁の共済組合を含む
（b）健康保険の被保険者証（住所が印字されていないもの）
（c）年金手帳又は年金証書（国民年金手帳・証書、厚生年金手帳・証書、共済組合年金証書、恩給証書）
（d）印鑑登録証明書とその登録印（印鑑登録カード・手帳では不可。登録印と申請書に押印していただく。住民票を添付して同一世帯の家族であることが確認できる場合には世帯主のものでも可）
b
（a）学生証（写真付きのもの）
（b）会社の身分証明書（写真付きのもの）
（c）公の機関が発行した資格証明書（写真付きのもの）
（d）失効後6か月を超える日本国旅券
（e）外国政府等が発行する外国旅券
（f）母子健康手帳（中学生以下に限る）
（g）本籍地の市町村長発行の身分証明書
（h）在学証明書（学校教育法第1条に規定する学校等が発行したもの）
（ウ）その他、上記（ア）（イ）に類する書類として知事が認めるもの
イ 法定代理人による開示請求の場合
（ア）提示又は提出を求める書類
法定代理人であることを証明する書類として提示又は提出しなければならない書類（30日以内に作成されたものに限り、複写物は認めない。）は、法定代理人に係るアに掲げる書類に加え、保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び当該法定代理人が保有個人情報の本人の親権者又は成年後見人であることを確認できる次に掲げる書類とする。
a 戸籍謄本又は戸籍の全部事項証明書
b 戸籍抄本又は戸籍の個人事項証明書若しくは一部事項証明書
c 成年後見登記の登記事項証明書
d 家庭裁判所の証明書
e その他法定代理人であることを証明し得る書類
（イ）法定代理人が法人の場合
法定代理人が法人の場合は、次のa～cに掲げる書類（30日以内に作成されたものに限り、複写物は認めない。）をそれぞれ提出又は提示する書類とする。
a 法定代理人の資格を証明する書類
（a）成年後見登記の登記事項証明書
（b）家庭裁判所の証明書
（c）その他法定代理人の資格を証明する書類
b 請求の任に当たる者（担当者）に係るアに掲げる書類
c 法人の印鑑証明書及びそれにより証明される印が押された担当者への委任状（代表者本人が請求の任に当たる場合は委任状は不要とする。）
ウ 任意代理人による開示請求の場合
（ア）提示又は提出を求める書類
任意代理人であることを証明する書類として提示又は提出しなければならない書類（30日以内に作成されたものに限り、複写物は認めない。）は、任意代理人に係るアに掲げる書類に加え、任意代理人であることを確認できる次に掲げるいずれかの書類とする。
a 本人の実印を押印した委任状と押印した実印に係る印鑑登録証明書
b 委任状と本人に係るアに掲げる書類の写し
（イ）任意代理人が法人の場合
任意代理人が法人の場合は、次のa～cに掲げる書類（30日以内に作成されたものに限り、複写物は認めない。）をそれぞれ提出又は提示する書類とする。
a 次に掲げるいずれかの任意代理人の資格を証明する書類
（a）本人の実印を押印した委任状と押印した実印に係る印鑑登録証明書
（b）委任状と本人に係るアに掲げる書類の写し
b 請求の任に当たる者（担当者）に係るアに掲げる書類
c 法人の印鑑証明書及びそれにより証明される印が押印された担当者への委任状（代表者本人が請求の任に当たる場合は委任状は不要とする。）
エ 郵送等による開示請求の場合
郵送等により開示請求が行われる場合は、アの書類の写し及び住民票の写し（30日以内に作成されたものに限り、複写物は認めない。）を提出させる（これに加え、法定代理人による請求の場合はイの（ア）の書類の原本、任意代理人による請求の場合はウの（ア）の書類の原本も提出させる。）。
なお、必要に応じて本人に対し連絡をとり、開示請求の意思確認を行うものとする。
オ 電子申請システムによる開示請求の場合
電子申請システムにより開示請求が行われる場合は、個人番号カードによる公的個人認証システムを用いて本人確認を行う。
なお、電子申請システムによる開示請求は、代理人による請求を認めない。
カ 提示書類の写しの確保等
保有個人情報の本人又はその代理人から提示された書類により保有個人情報の本人又はその代理人であることを確認した場合は、本人の同意を得てできる限り提示された書類の写しを取り、保有個人情報の本人等の確認資料とするものとする。
なお、個人番号及び医療保険の被保険者等記号・番号等が記載された提示書類（個人番号カード、個人番号が記載されている住民票の写し、保険証等）については、原則として写しを取らないこととする。写しを保管する必要がある場合には、容易に判明しない措置を講じる等、誤って取得することのないよう十分注意するものとする。
キ 死者に関する情報を自己の個人情報として開示請求がなされた場合
死者に関する情報を自己の個人情報として開示請求がなされた場合の本人等であることの確認の書類は、政令第22条第1項又は第2項に定める書類及び戸籍謄本等その他請求資格を有することを証明する書類とする。
「政令第22条第1項又は第2項に定める書類」とは、アの書類をいい、「戸籍謄本等その他請求資格を有することを証明する書類」とは、次に掲げる書類とする。
（ア）開示請求をする者自身の個人情報でもあると認められる場合
ａ 死者である被相続人から相続した不動産、動産等に関する情報であって、相続人が当 該情報の開示を請求する場合
（a）死者の不動産、動産等が開示請求をする者に帰属していることを確認できる次のいずれかの書類
(1) 不動産登記簿、契約書など当該不動産、動産等が開示請求者に帰属することを証明する書類
(2) 遺言書（公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの）
(3) 遺産分割協議書
(4) その他開示請求をする者が相続した不動産、動産等であることを証明する書類
（b）開示請求をする者が相続人であることを確認できる次のいずれかの書類
(1) 開示請求をする者が相続人であることが分かる戸籍謄本等
(2) その他開示請求をする者が相続人であることを証明する書類
ｂ 開示請求をする者が被相続人から相続した不法行為による損害賠償請求権その他の債権又は債務に関する情報であって、相続人が当該情報の開示を請求する場合
（a）死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認できる次のいずれかの書類
(1) 示談書
(2) 和解書
(3) 裁判所の確定判決書
(4) その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類
（b）開示請求をする者が当該損害賠償請求権等を相続したことの確認できる次のいずれかの書類
(1) 遺言書（公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの）
(2) 遺産分割協議書
(3) 開示請求をする者が損害賠償請求権等を相続したことを証明する裁判所の確定判決書
(4) その他開示請求をする者が損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類
（c）開示請求をする者が相続人であることを確認できる次のいずれかの書類
(1) 開示請求をする者が相続人であることが分かる戸籍謄本等
(2) その他開示請求をする者が相続人であることを証明する書類
ｃ 慰謝料請求権など、本人の死に起因して、相続以外の原因により開示請求をする者が 取得した等の権利義務に関する情報であって、当該権利義務を取得した等の者が開示を請求する場合
（a）開示請求をする者が本人の死に起因して相続以外の原因により権利義務を取得した等を確認できる次のいずれかの書類
(1) 示談書
(2) 和解書
(3) 裁判所の確定判決書
(4) その他開示請求をする者が当該権利義務を取得したことを証明する書類
(5) 遺贈により開示請求をする者が取得した権利義務であることを証明する遺言書
(6) 当該権利が慰謝料請求権でその行使の相手方が県の場合は、死者及び開示請求をする者に係る戸籍謄本等
（イ）社会通念上、開示請求をする者自身の個人情報と同視できるほど当該開示請求をする者 と密接な関連性を有するものと認められる場合
死亡の時点において未成年者であった自分の子供に関する情報であって、当該親権者が開示を請求する場合
未成年で死亡した子の親権者であったことを確認できる次の書類
ａ 戸籍謄本等
ｂ その他死亡した未成年者の親権者であったことを証明する書類
（4）開示請求書の記載事項の確認
ア 「請求者氏名、住所又は居所、電話番号」欄
開示請求をする者が保有個人情報の本人又は代理人であるかどうかを確認するとともに、保有個人情報開示決定通知書等の送付先を特定するため、正確に記載されているか確認のこと。
（ア）保有個人情報の本人が開示請求をする場合は本人の氏名が、代理人が開示請求するとき は当該代理人の氏名が記載されていること。代理人が法人の場合は、法人名、代表者名及び担当者名が記載されていること。
（イ）保有個人情報の本人が開示請求をする場合は本人の住所等が、代理人が開示請求すると きは当該代理人の住所等が記載されていること。
（ウ）連絡先は、開示請求をする者に確実に連絡できる電話番号（自宅、開示請求をする者が所持する携帯電話番号等）が記載されていること。
（エ）押印は、必要ないものとする。（本人確認のために必要である場合を除く。）。ただし、代理人が法人である場合には、代表者印の押印を要するものとする。
イ 「開示請求する保有個人情報」欄
開示請求の対象となる保有個人情報を特定するためのものであるから、「県が保有する自己情報の全て」等でなく、「○○年○○月○○日○○について、○○事務所に相談した記録」等当該保有個人情報が特定できる程度に具体的に記載されていること。
ウ 「開示の実施方法」欄
開示請求をする者が閲覧（聴取及び視聴を含む。）又は写しの交付のどちらを希望するか確認し、□欄にチェックがあるか確認すること。
さらに、写しの交付を希望している場合には、「事務所における開示」と「送付による交付」のどちらかを希望するか□欄にチェックを確認し、続けて次の事項を確認する。なお、「開示を希望する日」に日付が入っている場合、当該希望する日において必ず開示の実施をすることを約束するものではない旨の説明をすること。
（ア）紙により文書又は図画（以下「文書等」という。）の写しを希望する場合
□欄にチェックがあるか確認する。カラー部分（黒色以外の単色刷りを含む。また、原則として写真又は図画とし、印影等については開示請求をする者が明確に意思表示した場合のみこれに含めるものとする。以下同じ。）がある場合にカラーコピーを希望するか確認し、□欄のチェックを確認すること。
（イ）ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ－Ｒにより電磁的記録の複写物を希望する場合
□欄にチェックがあるか確認する。電磁的記録を保有していない場合に、スキャナによる複写物（保有する処理装置により容易に実施できる場合に限る）の交付を希望するか確認し、□欄のチェックを確認すること。
（ウ）紙、ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ－Ｒ以外の媒体を希望する場合
□欄にチェックがあるか確認し、当該媒体を記載すること。
エ 「開示請求者の種別」欄
開示請求をする者について、該当する□欄にチェックがあることを確認すること。
オ 「本人の状況等」欄
代理人が開示請求をする場合は、該当する□欄にチェックがあるか確認すること。
（ア）「本人の状況」欄
保有個人情報の本人について該当する□欄にチェックがあるか確認する。また、保有個 人情報の本人が未成年の場合は、生年月日が記載されているか確認する。
（イ）「本人の氏名」欄
保有個人情報の本人の氏名が記載されているか確認すること。
（ウ）「本人の住所又は居所」欄
保有個人情報の本人の住所又は居所が記載されているか確認すること。
（エ）「本人の電話番号」欄
保有個人情報の本人の電話番号（自宅、開示請求をする者が所持する携帯電話番号等）が記載されているか確認すること。
カ 「請求者本人確認書類」欄
開示請求をする者の本人確認を行った書類等で当該欄に該当するものがある場合は□欄にチェックし、ない場合はその他欄に書類の名称等を記載するものとする。
キ 「法定代理人資格確認書類」欄
法定代理人が請求を行う場合は、請求者が法定代理権を有するか確認を行った書類等で当該欄に該当するものがある場合は□欄にチェックし、ない場合はその他欄に書類の名称等を記載するものとする。
ク 「任意代理人資格確認書類」欄
任意代理人が請求を行う場合は、請求者が任意代理権を有するか確認を行った書類等で当該欄に該当するものがある場合は□欄にチェックし、ない場合はその他欄に書類の名称等を記載するものとする。
（5）開示請求書の取扱い
ア 担当課所で受け付けた場合においては、開示請求書に収受印を押印し、速やかにその写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとする。
イ 県民活動支援・広聴課で受け付けた場合においては、開示請求書に収受印を押印し、速やかに開示請求に係る個人情報を保有していると思われる担当課所に送付するものとする。
ウ 事務の効率上必要がある場合の送付については、ア及びイにかかわらず、開示請求書に収受印を押印した後、当該開示請求書をＰＤＦ化した電子ファイルを電子メール等により送付する方法によることができるものとする（特定個人情報が記載されていないものに限る。）。 この場合において、当該ファイルにはパスワードを設定しなければならない。
（6）開示請求書の補正
ア 担当課所は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求者に対し補正依 頼書（別記様式第1号）により当該箇所の補正を求めるものとする。この場合において、担当課所は、その保有する個人情報が記録された公文書の名称、当該公文書に記録されている情報の概要等補正の参考となる情報の提供に努めるものとする。
イ 開示請求者がアに規定する補正依頼に正当な理由なく応じないときは、群馬県行政手続条例（平成7年群馬県条例第44号）第7条の規定に基づき、保有個人情報不開示決定通知書（施行規則別記様式第7号）により、当該開示請求を拒否するものとする。
ウ 開示請求に係る保有個人情報が法の適用がされない保有個人情報である場合、その他開示請求できないものであるときは、保有個人情報不開示決定通知書により、当該開示請求を拒否するものとする。
例）(1)法第60条第1項にいう「保有個人情報」に該当しない個人情報
(2)法第124条第1項及び第2項に該当する個人情報
(3)個別法において法の適用除外が規定されている個人情報
(4)保有個人情報の本人又は代理人以外の者が開示請求をする場合
(5)保有個人情報の本人又は代理人であることが確認できない場合
（7）開示請求書を受け付けた場合の開示請求者への説明
開示請求書を受け付けた場合は、次の事項について説明するものとする。
ア 保有個人情報の開示は、開示・不開示の決定に日数を要するため、受付と同時には行われないこと。
イ 開示決定等は、開示請求書を受け付けた日から14日以内に行い、結果は速やかに開示請求者に書面により通知されること。
ウ 事務処理上の困難その他正当な理由により、開示決定等の期間を延長することがあり、この場合には、開示請求者に書面により通知されること。
エ 保有個人情報の開示を実施する場合の実施方法、日時及び場所は、イの書面で指定すること。
オ 保有個人情報の開示を受ける際は、イの書面を持参し（3）の手続きに準じて、開示請求に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることの確認を改めて行うものであること。（代理人が法人である場合は、イの書面に加え開示を受ける際は当該法人の代表者本人であることを証する書類の提示が必要であること。）
カ 代理人が開示請求をしている場合において、開示・不開示の決定通知を受ける前に代理人の資格を喪失したときは、書面によりその旨を届け出る必要があること。また、保有個人情報の開示を受ける前に代理人の資格を喪失したときも同様であること。
キ 写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、開示請求者が負担する必要があること。また、送付による写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用の他に郵送費（原則簡易書留を含む書留郵便）も負担する必要があること。
ク 開示請求者が希望する電磁的記録が存在せず、又は電磁的記録の複写が不可能な場合は、当該電磁的記録を用紙に出力したものを請求対象として、決定を行うものであること。
ケ スキャナによる複写物の交付を希望する場合、担当課所が保有する処理装置により容易に複写物を作成できないときは、乾式複写機により作成した写しの交付となること。
3 開示決定等の判断
（1）保有個人情報の特定及び審査
ア 担当課所は、開示請求に係る保有個人情報を特定し、当該保有個人情報の存在の有無を確認するものとする。
イ 担当課所は、開示請求に係る保有個人情報を特定したときは、当該保有個人情報が、法第 78条第1項各号に掲げる不開示情報に該当するか否か、又は法第81条の存否に関する情報に該当するか否かを審査するものとする。さらに、不開示情報に該当する場合であっても、法第80条の裁量的開示の適用について検討するものとする。
ウ 本人が開示請求者であって特定個人情報を開示請求されたのに対し、個人番号をその内容に含まない保有個人情報しか存在しなかった場合で、開示請求者の意思を再度確認できるときには、開示請求者が個人番号をその内容に含まない保有個人情報を開示請求すると意思表示した場合には、当該保有個人情報について開示決定等を行うものとし、開示請求者が個人番号をその内容に含む保有個人情報を開示請求すると意思表示した場合には、個人情報不開示決定を行うものとする。
（2）担当課所は、開示請求に係る保有個人情報の開示決定等の判断について、県民活動支援・広 聴課と事前協議を行うものとする。
（3）未成年者の確認書の提出
未成年者の法定代理人による開示請求がなされた場合であって、当該未成年者が満15才に達しているときは、開示することが法第78条第1項第1号の規定に該当するかどうかの判断に当たり、当該未成年者に開示についての確認書（別記様式第2号）の提出を求めることができるものとする。
（4）開示決定等の期間
ア 担当課所は、開示請求のあった日から14日以内に開示決定等を行わなければならないが、開示請求のあった日とは、開示請求書が提出された日、すなわち開示請求書を受け付けた日をいう（郵送等による開示請求の場合は、県庁にあっては文書センター、地域機関等にあっては当該地域機関等に開示請求書が到達した日となる。電子申請システムによる開示請求の場合は、開示請求書が県のサーバーに到達した日となる。）。
イ 開示決定等を行う期間は、民法（明治29年法律第89号）第140条の規定に基づき、開示請求のあった日の翌日から起算する。また、群馬県の休日を定める条例（平成元年群馬県条例第16号）の規定により、その期間の末日が休日に当たる場合は、その翌日をもって期間が満了することとなる。
ウ 担当課所は、事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定等の期間を延長するときは、開示請求のあった日から14日以内に開示請求者に対し決定期間延長通知書（保有個人情報開示請求）（施行規則別記様式第8号）により通知するとともに、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、2（5）ウの規定を準用する。
エ 担当課所は、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、当該開示請求があった日から44日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示請求があった日から14日以内に開示請求者に対し決定期間特例延長通知書（保有個人情報開示請求）（施行規則別記様式第9号）により通知するとともに、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、2（5）ウの規定を準用する。
（5）開示決定等の内容及びその通知
担当課所は、開示請求に係る保有個人情報について開示決定等をした場合は、施行規則第6条第1項及び第2項に規定する通知書（以下「開示決定等通知書」という。）により開示請求者に通知するとともに、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、2（5）ウの規定を準用する。
なお、特定個人情報の開示決定又は部分開示決定となる場合には、要件を満たせば、申請によって、開示請求1件につき2千円を限度として、減額又は免除されることを、併せて通知するものとする。
（6）開示決定等通知書の記載要領
開示決定等通知書は、次により作成するものとする。
ア 「開示する保有個人情報」欄（施行規則別記様式第5号、第6号）「開示請求に係る保有個人情報の名称等」欄（施行規則別記様式第7号）
開示請求のあった保有個人情報の内容を正確に記載すること。ただし、個人番号については、開示請求書に記載されていた場合でも、開示決定等通知書には記載しないこと。
なお、1枚の開示請求書により数件の保有個人情報の開示請求があった場合等、必要がある場合は、1枚の開示決定等通知書に数件の保有個人情報の内容を記載することができるものとする。
イ 「開示する保有個人情報の利用目的」欄（施行規則別記様式第5号、第6号）
開示する保有個人情報の利用目的は、原則として、個人情報保有事務登録簿の「保有個人情報の利用目的」を記載するものとする。
個人情報保有事務登録簿の作成義務がない個人情報保有事務に係る保有個人情報については、担当課所においてあらかじめ明らかにしている目的を記載するものとする。
ウ 「開示の実施の方法」欄（施行規則別記様式第5号、第6号）
保有個人情報開示請求書（施行規則別記様式第4号）中の「開示の実施方法」欄のチェック項目に対応し、「(1)事務所における開示（閲覧、複写機により複写したものの交付等）」又は「(2)写しの交付」のいずれかを選択すること。なお、開示請求者が希望する電磁的記録が存在せず、又は電磁的記録の複写が不可能な場合は、当該電磁的記録を用紙に出力したものが交付対象であることを備考欄に明記すること。
（ア）「(1)事務所における開示」欄
開示の実施方法が事務所における開示の場合は、開示する日程、時間及び場所を記載すること。開示する日程及び時間は、原則として、開示請求書に記載されている開示を希望する日とすること。当該日程で開示をすることが困難な場合又は当該日程の記載がない場合は、開示決定等を行う前に請求者と連絡を取り、事前に開示する日程及び時間を決めておくこと。なお、開示する場所は、原則として、担当課所が県庁各課室である場合は県民センター、担当課所が地域機関等である場合は当該地域機関等とする。
（イ）「(2)写しの送付による開示」欄
開示の実施方法が写しの送付による開示の場合は、保有個人情報の写しの準備に要する日数及び写しの送付に要する費用を記載すること。
エ 「開示しない部分の概要及びその理由」欄（施行規則別記様式第6号）
開示しない部分に記録されている保有個人情報の概要、法第78条第1項の該当する号及び不開示となる具体的理由を記載すること。なお、法第78条第1項の複数の号に該当する場合は、各号ごとに開示しない保有個人情報の概要及び不開示となる具体的理由を記載すること。
オ 「開示しない理由」欄（施行規則別記様式7号）
（ア）不開示情報に該当する場合
開示請求に係る保有個人情報が不開示情報に該当することにより不開示とする場合は、法第78条第1項の該当する各号及び不開示となる具体的理由を記載すること。なお、法第78条第1項の複数の号に該当する場合は、各号ごとに開示しない個人情報の概要及び不開示となる具体的理由を記載すること。
（イ）不存在の場合
開示請求に係る保有個人情報が存在しない理由「保存（保有）年限を経過したため○年○月に廃棄した」等を具体的に記載するものとする。
（ウ）開示請求書に形式上の不備がある場合
形式的要件（必要的記載事項の記載、保有個人情報の特定等）として求められる要件のうち、どの要件を満たしていないか（「○○について補正を求めたが回答がされなかったことから不開示とした。」等）を具体的に記載するものとする。
（エ）存否応答拒否をする場合
開示請求に係る保有個人情報の存否を明らかにできない場合は、「当該保有個人情報の存否を答えること自体が、法第78条第1項第○号の不開示情報を開示することになるので存否を答えることができないが、仮に当該保有個人情報が存在するとしても法第78条第1項第○号により不開示となる個人情報である」旨を記載するものとする。
カ 「開示しない理由がなくなる期日」欄（施行規則別記様式第6号、第7号）
一定の期間が経過することにより、法第78条第1項各号に該当する理由が確実に消滅し、開示することができるようになることが明らかな場合で、かつ、その期日を明示することができるときは、その期日を記載すること。
（7）第三者意見の聴取に関する手続
ア 担当課所は、開示請求に係る保有個人情報に第三者（県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下同じ。）に関する情報が含まれている場合であって、当該情報が法第78条第1項に規定する不開示情報に該当するか否かを判断するに当たって当該第三者の意見を聞く必要があると認められる場合には、より的確な開示決定等を行うため、当該第三者に対し開示決定等に係る意見書を提出する機会を与えるものとする。
イ 担当課所は、開示請求に係る保有個人情報に第三者に係る情報が含まれている場合において、法第78条第1項第2号ロ又は同項第3号ただし書若しくは法第80条の規定により開示しようとするときは、当該第三者に対し開示決定等に係る意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が合理的な努力を行ったにもかかわらず判明しない場合は、この限りでない。
ウ ア又はイに規定する第三者に対する意見照会を行う場合は、保有個人情報の開示に係る意見照会書（法第86条第1項適用）（施行規則別記様式第12号）、（法第86条第2項適用）（施行規則別記様式第13号）により回答を求めるものとするが、意見照会は開示請求者の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。開示請求者の氏名等の個人情報を第三者に知らせざるを得ない場合は、開示請求者の同意を得るように努めるとともに、第三者に他の者への当該情報の漏えいの防止を要請するなど開示請求者の権利利益の保護に十分配慮し、慎重に行うものとする。
エ 担当課所は、第三者が当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をしたときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。この場合において、担当課所は、当該第三者に対し保有個人情報を開示決定した旨の通知書（施行規則別記様式第15号）により通知するものとする。
オ 第三者から反対の意思を表示した意見書が提出された場合で、不開示の決定を行ったときは、法令上は当該第三者にその旨を知らせることは規定されていないが、第三者との信頼関係の維持等の観点から、当該第三者にその旨を知らせるものとする。
カ 開示請求に係る保有個人情報に行政機関等に関する情報が含まれているときは、当該行政機関等に対し開示決定等に係る意見照会を行うことができる。
4 事案の移送
開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等から提供されたものである場合など他の行政機関等において開示決定等をすることに正当な理由があるときには、事案を移送することができる。
ただし、開示請求に係る保有個人情報が行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された特定個人情報である場合には、事案の移送ができない（番号法第31条）。
（1）移送をする場合の手続
ア 他の行政機関等と協議をすること。協議が調わない場合は、開示請求を受けた担当課所が開示決定等を行うこととする。
イ 移送をした担当課所（開示請求を受けた担当課所）は、開示請求者に対し保有個人情報の開示請求に係る事案の移送通知書（施行規則別記様式第11号）により通知し、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、2（5）ウの規定を準用する。
ウ 移送をした担当課所は、他の行政機関等に対し保有個人情報の開示請求に係る事案移送書（施行規則別記様式第10号）により通知し、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、2（5）ウの規定を準用する。
なお、移送を受けた他の行政機関等が開示決定等をしたときは、当該他の行政機関等が開示の実施を行う。この場合、移送をした担当課所は開示の実施について必要な協力を行わなければならない。
協力の例）(1)移送前にした行為の記録の提供
(2)開示請求書及び事案移送通知書の写しの提供
(3)移送先の行政機関等が開示請求に係る保有個人情報を記録した公文書等を保 有していない場合には、当該公文書の写しの提供又は原本の貸与
（2）移送を受けた場合の手続
ア 移送を受けた担当課所が当該開示請求についての開示決定等を行うこととする。
なお、開示決定等の期限は、移送をした他の行政機関等が開示請求を受けた日から14日以内となる。当該期限までに開示決定等が困難な場合は、期間の延長を行うこととする。
イ 移送を受けた担当課所は、開示決定等を行ったときは、移送をした他の行政機関等に対して、速やかに開示決定等の結果について連絡する。
ウ 移送を受けた担当課所が開示決定等を行ったときは、当該担当課所が開示の実施を行うこととする。
5 開示の実施
（1）文書等の開示の実施方法
ア 文書等を閲覧に供するときは、原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該文書等の保存に支障を生ずるおそれや、不開示部分が明らかになるおそれがあると認められるとき、その他正当な理由があるときは、その写しによりこれを行うことができるものとする。
イ 文書等の写しは、乾式複写機により作成し、又はスキャナにより読み取ってできた電磁的記録をＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ－Ｒに複写して作成する。乾式複写機で写しを作成する場合、当該文書等にカラー部分を含むときは、請求者の希望に応じてカラーコピーを交付するものとする。また、当該文書等を電磁的記録としても保有している場合は、カラープリンタにより出力し、交付することもできるものとする。なお、写しの交付部数は開示請求に係る保有個人情報が記録されている文書等又は電磁的記録1件につき1部とするものとする。
ウ 対象保有個人情報にカラー部分があり、その頁について開示請求者がカラーコピーを希望している場合は、当該頁についてのみカラーコピーを交付するものとする。
なお、地域機関等でカラーコピーを作成できない場合は、主務課にカラーコピーを依頼するものとする。
エ 開示請求者がスキャナによる複写物の交付を希望している場合であっても、担当課所が保有する処理装置では容易に複写物を作成できないときは、乾式複写機により写しを作成するものとする。
なお、「容易に複写物を作成できないとき」の例としては次のような場合が考えられる。
（ア）スキャナそのものを保有していない場合
（イ）文書等は日本産業規格Ａ列3番（以下、「Ａ3」という）であるが、保有しているスキャナではＡ3の文書等を読み取れない場合。
（2）電磁的記録の開示の実施方法
ア 電磁的記録を用紙に出力したものを閲覧に供し、又は交付する場合は（1）のイに準じて取り扱うものとする。
イ 電磁的記録で用紙に出力できないものの聴取又は視聴を実施するときは、原則として、原本を専用機器により映写し、又は再生したものを聴取又は視聴に供するものとする。ただし、原本を聴取又は視聴に供することにより、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その複写物によりこれを行うことができるものとする。
（3）開示決定等通知書及び本人確認
担当課所は、開示の実施場所に来庁した者に対して開示決定等通知書の提示を求めるとともに、2の（3）の手続に準じて開示に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを確認するものとする。なお、代理人が法人の場合は、それに加えて当該法人の代表者本人又はその代理人であることを証する書類の提示を求めるものとする。
（4）部分開示の実施方法
ア 文書等の部分開示の場合における閲覧の実施方法は、例えば、原本の不開示部分を被覆シ ール等で覆う方法により閲覧に供することも考えられるが、不開示部分が明らかにならないようにするため、原本のコピーに黒塗りを行い、さらにコピーしたものを閲覧に供することが確実な方法と考えられる。また、写しの交付についても、閲覧の場合と同様の作業を行った上で交付する。
イ 部分開示の場合における電磁的記録で用紙に出力できないものの聴取又は視聴は、不開示情報が記録されている部分とその他の部分を容易に区分することができる場合に限り行うものとする。
ウ 文書等をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を複写することにより部分開示を実施する場合及び電磁的記録を用紙に出力したものにより部分開示を実施する場合については、アに準じて取り扱うものとする。
エ 電磁的記録の複写物の交付による部分開示の実施は、不開示情報が記録されている部分とその他の部分を容易に区分することができる場合に限り行うものとする。なお、文書が記録されている電磁的記録の場合、不開示情報が記録されている部分であることがわかるよう、■等の記号で置き換える等の方法により複写物を作成するものとする。
（5）事務所における開示の実施の日時及び場所
ア 開示の実施の日時
（ア）保有個人情報の開示は、原則として、開示請求書に記載されている開示を希望する日に実施するものとする。
（イ）請求書に記載されている開示を希望する日に開示を実施することが困難な場合は、開示決定を行う前に請求者と開示の実施日時について調整を行い、当該日時において開示を実施するものとする。
（ウ）請求者と連絡を取ることが困難である場合には、開示を実施することができる日時を保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報部分開示決定通知書に記載する。この場合、保有個人情報の開示の実施方法等申出書（施行規則別記様式第16号）を同封して送付し、当該保有個人情報の開示の実施方法等申出書の提出を求めること。
イ 開示の実施の場所は、原則として、県庁の課室が開示決定等をした保有個人情報は県民センターとし、地域機関等が開示決定等をした保有個人情報は当該地域機関等の閲覧等に適した場所とする。
（6）写しの送付による開示の実施
担当課所は、写しの作成及び送付に要する費用の徴収後に送付するものとする。写しの送付は慎重な取扱いが必要とされるので、原則書留郵便（簡易書留を含む。）又はこれに相当する信書便を利用するものとする。必要に応じて本人限定受取の利用を検討するものとする。
なお、特定個人情報の開示請求の場合には、一定の要件を満たせば、申請によって、開示請求1件につき2千円を限度として、当該費用が減額又は免除となることから、当該申請を行う場合には、あらかじめ費用の納入を行わないよう、開示請求者に説明するものとする。
7 費用の徴収
（1）費用負担に係る額
文書等の写し又は電磁的記録を用紙に出力したもので、施行規則第14条に規定する用紙を超える大きさのものについては、Ａ3による用紙を用いた場合の枚数に換算して算定するものとする。
（2）費用徴収の方法
ア 費用徴収は、保有個人情報が記録された公文書の写し、電磁的記録を用紙へ出力したもの又は電磁的記録の複写物の交付をするときに行うものとし、群馬県財務規則（平成3年群馬県規則第18号。以下本項において「財務規則」という。）第45条に規定する口頭による納入の通知をして現金領収し、領収証書（財務規則第53条等に規定する領収証書をいう。）を交付するものとする。
イ 郵送等により開示を実施する場合は、開示決定等通知書の「写しの送付による開示準備日数及び送付費用」欄に「写しの作成に要する額」及び「郵送等に要する額」を区分して記載することをもって、口頭による納入の通知に代えるものとする。
ウ イの場合における費用は、現金又は普通為替若しくは定額小為替により納入するものとする。ただし、郵送等に要する費用の全部又は一部については、郵便切手（料金後納を含む。）をもって代えることができるものとする。
（3）費用徴収に係る事務
費用徴収に係る事後調定等は、県庁の課室（他の県の機関（議会、警察本部及び公安委員会を除く。）を含む。）においては県民活動支援・広聴課が行い、地域機関等においては当該地域機関等が行うものとする。
8 費用の減額又は免除（特定個人情報に係る開示請求に限る。）
（1）経済的困難を理由とする場合
ア 開示に係る費用の減額又は免除を受けようとする者は、保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報部分開示決定通知書を受け取った後、遅滞なく、保有特定個人情報の開示に係る費用の減額（免除）申請書（施行規則別記様式第17号）と、添付書類として、生活保護法（昭和25年法律第144号）による扶助を受けていることを理由とする場合にあっては受給している福祉事務所で発行する「生活保護受給証明書」を、その他の事実を理由とする場合にあってはその事実を証明する書面を、担当課所又は県民活動支援・広聴課へ提出するものとする。申請書を受け付けた場合の取扱いについては、第3の2（5）のとおりとする。
イ その他の事実を証明する書面としては、同一の世帯に属する者の全てが市町村民税非課税である旨を明らかにできる書面、ハンセン病問題の解決の促進に関する法律（平成20年法律第82号）第19条による援護を受けている旨を明らかにできる書面等が考えられる。
ウ 担当課所は判断が容易に行える場合には、申請を受け付けた日の翌日までに審査及び決定を行うこととする。開示請求1件につき2千円を限度とし、減額又は免除を行う場合には、申請者に対し保有特定個人情報の開示に係る費用の減額（免除）承認通知書（施行規則別記様式第18号）により、減額又は免除を行わない場合には保有特定個人情報の開示に係る費用の減額（免除）不承認通知書（施行規則別記様式第19号）により通知するとともに、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとする。
（2）その他特別の事情を理由とする場合
県民活動支援・広聴課と協議を行うものとする。
第4 訂正請求に係る事務
1 相談及び説明
（1）県民活動支援・広聴課は、保有個人情報の訂正請求に関する相談があった場合においては、相談者に訂正請求の手続を説明し、当該保有個人情報を取り扱う関係課室に立会いを求めるものとする。
（2）相談者に対しては、訂正請求の対象となるのは、法に定めるところによる開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は開示決定に係る保有個人情報であって、他の法令の規定により開示を受けたもの（法第90条第1項）に事実の誤りがあると認められる場合であることを説明するものとする。また、開示を受けてから90日を経過した場合は訂正請求できないものであり、請求期間を徒過している場合には、再度開示請求を行う必要がある旨を説明するものとする（法第90条第3項）。
2 訂正請求書の受付等
（1）訂正請求の方法
ア 訂正請求をする者は、訂正請求書に必要な事項を記載して提出するものとする。
イ 訂正請求に当たって、窓口への持参、郵送等又は電子申請システムにより訂正請求書を提出することができるものとする。
ウ ファクシミリ、電子メール又は口頭による請求は、認めないものとする。
（2）訂正請求に係る開示の確認
担当課所は、訂正請求書に記載されている「保有個人情報の開示を受けた日」を基に保有個人情報の開示を受けた日を確認する。請求者が開示を受けた日を失念しているために当該記載がない場合には、開示請求をした内容を聴取し、担当課所において当該開示を受けた日を確認するものとする。
（3）訂正請求書の受付に当たっての留意事項
ア 訂正請求に当たっては、法第90条第1項の規定により、開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は開示決定に係る保有個人情報であって、法第88条第1項の他の法令の規定により開示を受けたものにつき1枚の訂正請求書により行うものとする。
イ 訂正請求をする者が、身体の障害等により自ら訂正請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。
（4）本人等であることの確認
訂正請求をする者が訂正請求に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることの確認を第3の2（3）の手続に準じて行うものとする。
（5）訂正請求書の記載事項の確認
ア 「請求者氏名、住所又は居所、電話番号」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
イ 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄
保有個人情報の開示の実施を受けた日が記載してあること。
ウ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄
（ア）「開示決定通知書の文書番号」欄
保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報部分開示決定通知書に記載されている文書番号が記載してあること。
（イ）「日付」欄
保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報部分開示決定通知書に記載されている日付が記載してあること。
（ウ）「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等」
法第77条第1項の規定により開示請求をし、開示決定に基づき開示を受けた場合は、開示請求書に記載した内容が記載してあること。
法第88条第1項の規定により開示を受けた場合は、当該保有個人情報の内容が記載してあること。
エ 「訂正請求の趣旨及び理由」欄
訂正請求に係る保有個人情報のうち、どのような訂正を求めるかについて具体的に記載してあること。
オ 「訂正請求者の種別」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
カ 「本人の状況等」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
キ 「請求者本人確認書類」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
ク 「法定代理人資格確認書類」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
ケ 「任意代理人資格確認書類」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
（6）訂正請求書の取扱い
訂正請求書を受け付けた場合の取扱いについては、開示請求の場合に準ずるものとする。
（7）訂正請求書の補正
ア 担当課所は、訂正請求書に形式上の不備があると認めるときは、訂正請求をする者に対し補正依頼書により当該箇所の補正を求めるものとする。
イ 訂正請求をする者がアに規定する補正依頼に正当な理由なく応じないときは、群馬県手続条例第7条の規定に基づき保有個人情報不訂正通知書（施行規則第22号）により、当該訂正請求を拒否するものとする。
ウ 訂正請求に係る保有個人情報が法の適用がされない保有個人情報である場合、その他訂正請求できないものであるときは、保有個人情報不訂正通知書により、当該訂正請求を拒否するものとする。
例）(1)法の規定により開示を受けた保有個人情報ではない保有個人情報（法第90条第1項第2号に該当する場合を除く。）
(2)開示を受けた日から90日を経過した保有個人情報
(3)保有個人情報の本人又は代理人以外の者が訂正請求する場合
(4)保有個人情報の本人又は代理人であることが確認できない場合
（8）訂正請求書を受け付けた場合の訂正請求者への説明
訂正請求書を受け付けた場合は、次の事項について説明するものとする。
ア 保有個人情報の訂正は、訂正・不訂正の決定に日数を要するため、受付と同時に行われないこと。
イ 訂正決定等は、訂正請求書を受け付けた日から90日以内に行い、結果は速やかに訂正請求者に書面により通知されること。
ウ 事務処理上の困難その他正当な理由により、訂正決定等の期間を延長することがあり、この場合には、訂正請求者に書面により通知されること。
4 事案の移送
訂正請求に係る保有個人情報が、他の行政機関等に移送され、当該移送先において開示の実施を行ったものである場合など他の行政機関等において訂正決定等をすることに正当な理由があるときには、事案を移送することができる。
ただし、開示請求に係る保有個人情報が番号法第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された特定個人情報である場合には、事案の移送ができない（番号法第31条）。
（1）移送をする場合の手続
ア 他の行政機関等と協議をすること。協議が調わない場合は、訂正請求を受けた担当課所が訂正決定等を行うこととする。
イ 移送をした担当課所（訂正請求を受けた担当課所）は、訂正請求者に対し保有個人情報の開示請求に係る事案の移送通知書（施行規則別記様式第26号）により通知し、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
ウ 移送をした担当課所は、他の行政機関等に対し保有個人情報の開示請求に係る事案移送書（施行規則別記様式第25号）により通知し、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
なお、移送を受けた他の行政機関等が訂正決定等をしたときは、当該他の行政機関等が訂正の実施を行う。この場合、移送をした担当課所は訂正の実施について必要な協力を行わなければならない。
協力の例）(1)移送前にした行為の記録の提供
(2)訂正請求書及び事案移送通知書の写しの提供
(3)移送先の他の行政機関等が開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合には、当該保有個人情報の写しの提供又は原本の貸与
（2）移送を受けた場合の手続
ア 移送を受けた担当課所が当該訂正請求についての訂正決定等を行うこととする。
なお、開示決定等の期限は、移送をした他の行政機関等が訂正請求を受けた日から30日以内となる。当該期限までに訂正決定等が困難な場合は、期間の延長を行うこととなる。
イ 移送を受けた担当課所は、訂正決定等を行ったときには、移送をした他の行政機関等に対して、速やかに訂正決定等の結果について連絡する。
ウ 移送を受けた担当課所が訂正決定等をしたときは、当該担当課所が開示の実施を行うこととする。
5 訂正の実施
（1）訂正の時期
保有個人情報の訂正は、訂正決定をした後、速やかに実施するものとする。
（2）訂正の方法
ア 文書等に記録されている保有個人情報の訂正
（ア）原本の該当部分を二本線で消し、その上部に朱書き等で新たに記載するものとする。この 場合、余白に訂正請求による訂正をした旨を記載するなど訂正の経緯が分かるようにしておくものとする。
（イ）原本の訂正が困難な事情がある場合は、当該保有個人情報が誤っていた旨及び事実に合致する内容を記載した資料を添付する方法その他適当な方法により訂正をするものとする。
イ 電磁的記録に記録されている保有個人情報の訂正
電磁的記録の該当部分を消去し、新たに記録する方法その他適当な方法により訂正をするものとする。
用紙に出力した物に記録されている保有個人情報についても、訂正をした内容で新たに出力し、差し替える方法その他適当な方法に訂正するものとする。
（3）訂正内容の通知
担当課所は、保有個人情報の訂正を実施した場合、その内容を3（5）の訂正決定等通知書に記載しなければならない。
（4）訂正決定等通知書の記載要領
訂正決定等通知書は、次により作成するものとする。
ア 「訂正請求に係る保有個人情報の名称等」欄
訂正請求のあった保有個人情報の名称等を正確に記載すること。
イ 「訂正請求の趣旨」欄（施行規則別記様式第21号）
訂正請求の趣旨を正確に記載すること。
ウ 「訂正した年月日」欄（施行規則別記様式第21号）
訂正した日を記載すること。
エ 「訂正決定をする内容及び理由」欄（施行規則別記様式第21号）
（ア）「（訂正内容）」欄
訂正請求に係る保有個人情報の訂正の箇所及びどのように訂正したかについて記載すること。
（イ）「（訂正理由）」欄
訂正した具体的理由を記載すること。
オ 「訂正をしない理由」欄（施行規則別記様式第22号）
訂正請求に係る保有個人情報を訂正しないことを決定した具体的理由を記載すること。
（5）保有個人情報の提供先への通知
訂正決定に基づいて保有個人情報の訂正を行った場合、必要があると認めるときは、当該情報の提供先（情報提供等記録については、内閣総理大臣及び番号法第19条第8号に規定する情報照会者若しくは情報提供者又は同条第9号に規定する条例事務関係情報照会者若しくは条例事務関係情報提供者（当該訂正に係る番号法第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された者であって、当該県の機関以外のものに限る。））に対し、遅滞なく保有個人情報提供先への訂正決定通知書（別記様式第27号）により通知するものとする。
第5 利用停止請求に係る事務
1 相談及び説明
（1）県民活動支援・広聴課は、保有個人情報の利用停止請求に関する相談があった場合においては、相談者に利用停止請求の手続を説明し、当該保有個人情報を取り扱う関係課室に立会を求めるものとする。
（2）相談者に対しては、利用停止請求の対象となるのは、法の規定による開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は法の規定による開示決定に係る保有個人情報であって、他の法令の規定により開示を受けたものが次のいずれかに該当する場合であることを説明するものとする（番号法第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された特定個人情報を除く（同法第31条）。）。
ただし、他の法令の規定により利用停止に関する特別の手続が定められていない場合に限り認められることに留意すること（法第98条第1項）。
ア 法第61条第2項、法第62条又は法第64条の規定に違反して取得され、保有されているとき。
イ 法第69条第1項又は第2項の規定に違反して利用されているとき。
ウ 法第69条第1項若しくは第2項、第71条第1項又は番号法第19条の規定に違反して提供されているとき。
エ 番号法第20条の規定に違反して収集され、若しくは保管されているとき。
オ 番号法第29条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイル（番号法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。）に記録されているとき。
2 利用停止請求書の受付等
（1）利用停止請求の方法
ア 利用停止請求をする者は、利用停止請求書に必要事項を記載して提出するものとする。
イ 利用停止請求に当たって、窓口への持参、郵送等又は電子申請システムにより利用停止請求書を提出することができるものとする。
ウ ファクシミリ、電子メール又は口頭による請求は、認めないものとする。
（2）利用停止請求に係る開示の確認
担当課所は、利用停止請求書に記載されている「保有個人情報の開示を受けた日」を基に保有個人情報の開示を受けた日を確認する。請求者が開示を受けた日を失念しているために当該記載がない場合には、開示請求をした内容を聴取し、担当課所において当該開示を受けた日を確認するものとする。
（3）利用停止請求書の受付に当たっての留意事項
ア 利用停止請求に当たっては、法第90条第1項の規定により、開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は開示決定に係る保有個人情報であって、法第88条第1項の他の法令の規定により開示を受けたものにつき1枚の利用停止請求書により行うものとする。
イ 利用停止請求をする者が、身体の障害等により自ら利用停止請求書に記載することが困難であると認められるときは、職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。
（4）本人等であることの確認
利用停止請求をする者が利用停止請求に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることの確認を第3の2（3）の手続に準じて行うものとする。
（5）利用停止請求書の記載事項の確認
ア 「請求者氏名、住所又は居所、電話番号」欄
開示請求の場合に準ずるものであること。
イ 「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄
保有個人情報の開示の実施を受けた日が記載してあること。
ウ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄
（ア）「開示決定通知書の文書番号」欄
保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報部分開示決定通知書に記載されている文書番号が記載してあること。
（イ）「日付」欄
保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報部分開示決定通知書に記載されている日付が記載してあること。
（ウ）「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等」欄
法第77条第1項の規定により開示請求をし、開示決定に基づき開示を受けた場合は、開示請求書に記載した内容が記載してあること。
法第88条第1項の規定により開示を受けた場合は、当該保有個人情報の内容が記載してあること。
エ 「利用停止請求の趣旨及び理由」欄
（ア）「（趣旨）」欄
利用停止請求に係る保有個人情報のうち、法第98条第1項第1号又は第2号のうち該当する□欄にチェックが入っているか確認する。
第1号に該当する場合は、「利用の停止」又は「消去」のうち該当する□欄にチェックが入っているか確認する。
（イ）「（理由）」欄
利用停止請求の趣旨を裏付ける証拠を具体的に記載してあること。
オ 「利用停止請求者の種別」欄
開示請求の場合に準ずるものとする。
カ 「本人の状況等」欄
開示請求の場合に準ずるものとする。
キ 「請求者本人確認書類」欄
開示請求の場合に準ずるものとする。
ク 「法定代理人資格確認書類」欄
開示請求の場合に準ずるものとする。
ケ 「任意代理人資格確認書類」欄
開示請求の場合に準ずるものとする。
（6）利用停止請求書の取扱い
利用停止請求書を受け付けた場合の取扱いについては、開示請求の場合に準ずるものとする。
（7）利用停止請求書の補正
ア 担当課所は、利用停止請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止請求をする者に対し補正依頼書（別記様式第1号）により当該箇所の補正を求めるものとする。
イ 利用停止請求をする者がアに規定する補正依頼に正当な理由なく応じないときは、群馬県行政手続条例第7条の規定に基づき保有個人情報不利用停止決定通知書（施行規則別記様式第30号）により、当該利用停止請求を拒否するものとする。
ウ 利用停止請求に係る保有個人情報が法が適用されない保有個人情報である場合、その他利用停止請求できないものであるときは、個人情報不利用停止通知書により、当該利用停止請求を拒否するものとする。
例）(1)法の規定により開示を受けた個人情報ではない保有個人情報（法第90条第1項第2号に該当する場合を除く。）
(2)開示を受けた日から90日を経過した保有個人情報
(3)保有個人情報の本人又は代理人以外の者が利用停止請求する場合
(4)保有個人情報の本人又は代理人であることが確認できない場合
（8）利用停止請求書を受け付けた場合の利用停止請求者への説明
利用停止請求書を受け付けた場合は、次の事項について説明するものとする。
ア 保有個人情報の利用停止は、停止・不停止の決定に日数を要するため、受付と同時には行われないこと。
イ 利用停止決定等は、利用停止請求書を受け付けた日から30日以内に行い、結果は速やかに利用停止請求者に書面により通知されること。
ウ 事務処理上の困難その他正当な理由により、利用停止決定等の期間を延長することがあり、この場合には、利用停止請求者に書面により通知されること。
3 利用停止決定等の判断
（1）利用停止請求に係る調査
担当課所は、利用停止請求に理由があるか否かの審査を行った上で、次のとおり「保有個人情報の利用停止をする」か「保有個人情報の利用停止をしない」かの決定を行う。
（ア）利用停止請求に理由があると認められない場合
a 担当課所による調査の結果、法第98条第1項各号に規定する事由に該当しないことが判明し、利用停止請求に理由があると認められない場合には、不利用停止決定を行う。
b 担当課所による調査の結果、当該保有個人情報が、法第98条第1項各号に規定する事由に該当するかどうか判明せず、利用停止請求に理由があるかどうか明らかでない場合には、利用停止決定を行うことはせず、不利用停止決定を行うこととなる。
（イ）利用停止請求に理由があると認められる場合
担当課所による調査の結果、法第98条第1項各号に規定する事由に該当することが判明し、利用停止請求に理由があると認められる場合（利用停止請求に請求内容の一部について理由があると認める場合を含む。）には、当該担当課所における保有個人情報の適正な取扱いを確保するために必要か否かの判断を行った上で、利用停止する否かの決定を行う。
なお、利用停止請求に理由があると認められる場合であっても、利用停止により事務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められる場合には、利用停止を行わない。
（2）事前協議
担当課所は、利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止決定等の判断について、県民活動 支援・広聴課と事前協議を行うものとする。
（3）利用停止決定等の期間
ア 担当課所は、利用停止請求のあった日から30日以内に利用停止決定等を行わなければならない。
利用停止請求のあった日とは、開示請求の場合と同様である。
イ 担当課所は、事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止決定等の期間を延長するときは、利用停止請求のあった日から30日以内に利用停止請求者に対し決定期間延長通知書（保有個人情報利用停止請求）（施行規則別記様式第31号）により通知するととも、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
ウ 担当課所は、利用停止請求に係る保有個人情報の利用状況の確認等に時間を要するため、利用停止決定等をすることに特に長期間を要すると認めるときは、利用停止請求があった日から30日以内に利用停止請求者に対し決定期間特例延長通知書（保有個人情報利用停止請求）（施行規則別記様式第32号）により通知するとともに、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
（4）利用停止決定等の内容及びその通知
担当課所は、利用停止請求に係る保有個人情報について利用停止決定等をした場合は、施行規則第23条各項に規定する通知書（以下「利用停止決定等通知書」という。）により利用停止請求者に通知するとともに、その写しを県民活動支援・広聴課に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
4 利用停止の実施
（1）利用停止の時期
保有個人情報の利用停止は、利用停止決定（必要な限度での利用停止を含む。）をした後、速やかに実施するものとする。
（2）利用停止の方法
ア 法第61条第2項、法第62条若しくは法第64条の規定に違反して取得され、保有されているとき、法第69条第1項及び第2項の規定に違反して利用されているとき、番号法第20条の規定に違反して収集され、若しくは保管されているとき、又は番号法第29条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイルに記録されているとき
（ア）文書等に記録されている保有個人情報の消去
当該保有個人情報が記録された文書・図画等を墨塗りする等し、記録されていた内容が明らかにならないようにするものとする。この場合、余白に利用停止請求により消去した旨を記載するなど経緯がわかるようにしておくものとする。
文書等の写しが作成されている場合や県の機関内の他の課所で利用されている場合も同様とする。
（イ）電磁的記録に記録されている保有個人情報の消去
電磁的記録の該当部分を消去し、ファイルを上書き保存する方法その他適当な方法によるものとする。
用紙に出力した物に記録されている保有個人情報についても、消去後の内容で新たに出力し差し替える方法その他適当な方法によるものとする。
複写物が作成されている場合や県の機関内の他の課所で利用されている場合も同様とする。
（ウ）文書等に記録されている保有個人情報の利用の停止
原本の該当部分を二本線で消すとともに、余白に利用停止請求による利用の停止をした旨を記載し、以後の利用がされないようにしておくものとする。
当該文書等の写しが作成されている場合や県の機関内の他の課所で利用されている場合も同様とする。
（エ）電磁的記録に記録されている保有個人情報の利用の停止
電磁的記録の該当部分を消去し、ファイルを上書き保存する方法その他適当な方法によるものとする。バックアップされたファイルが存在し保存する必要がある場合は、当該ファイルを誤って利用することがないよう、別の記録媒体で保有する等の措置をとるものとする。
用紙に出力した物に記録されている保有個人情報についても、消去後の内容で新たに出力し差し替える方法その他適当な方法によるものとする。
複写物が作成されている場合や県の機関内の他の課所で利用されている場合も同様とする。
イ 法第69条第1項及び第2項、法第71条第1項又は番号法第19条の規定に違反して提供されているとき
利用停止決定後は、提供先において当該保有個人情報がわからないよう消去するなどの処理をした情報を提供することとする。
違法な提供があった場合、提供先と連絡を取りつつ、情報の廃棄等、個人の権利利益の侵害の拡大を防止するため適切な措置を講ずる必要がある。
また、利用停止請求者に対して、保有個人情報又は保有個人データが適法に取得されたものではないことを理由として当該保有個人情報又は保有個人データの消去及び利用の停止を提供先に求めることができる旨を教示する。
（3）利用停止決定等通知書の記載要領
利用停止決定等通知書は、次により作成するものとする。
ア 「利用停止請求に係る保有個人情報の名称等」欄
利用停止請求のあった保有個人情報の名称等を正確に記載すること。
イ 「利用停止請求の趣旨」欄（施行規則別記様式第29号）
利用停止請求の趣旨を正確に記載すること。
ウ 「利用停止決定をする内容及び理由」欄（施行規則別記様式第29号）
（ア）「（利用停止内容）」欄
利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止する箇所及びどのように利用停止するかについて記載すること。
（イ）「（利用停止理由）」欄
利用停止した具体的理由を記載すること。
エ 「利用停止（予定）年月日」欄（施行規則別記様式第29号）
利用停止した（する）日を記載すること。
オ 「利用停止しない理由」欄（施行規則別記様式第30号）
利用停止請求に係る保有個人情報の全部について利用停止しないことを決定した具体的理由を記載すること。
第6 審査請求
1 審査請求の受付
開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について行政不服審査法（平成26年法律第68号。以下「行服法」という。）の規定に基づく審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。
（1）県民活動支援・広聴課に審査請求書が提出された場合は、当該審査請求書正本（群馬県知事が処分庁等（処分をした行政庁（以下「処分庁」という。）又は不作為に係る行政庁（以下「不作為庁」という。）をいう。以下同じ。）でない場合には審査請求書正本及び副本。以下同じ。）に収受印を押印するものとする。
（2）処分担当課所（審査請求に係る開示決定等、訂正決定等若しくは利用停止決定等を行った担当課所又は不作為の審査請求に係る開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求を受けた担当課所であって県民活動支援・広聴課を除くものをいう。以下同じ。）に審査請求書が提出された場合は、当該審査請求書正本に収受印を押印の上、直ちに県民活動支援・広聴課に送付するものとする。
2 審査請求書の形式審査
県民活動支援・広聴課は、審査請求書を受領したときは、行服法の規定に基づき、当該審査請求書の形式審査を行うものとする。
（1）処分についての審査請求にあっては、審査事項は次のとおりとする。
ア 審査請求書に次の事項が記載されていること
（ア）審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
（イ）審査請求に係る処分の内容
（ウ）審査請求に係る処分があったことを知った年月日
（エ）審査請求の趣旨及び理由
（オ）処分庁の教示の有無及びその内容
（カ）審査請求の年月日
（キ）審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
イ （1）アの（キ）に掲げる場合にあっては、代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面が添付されていること。
ウ 審査請求期間内に審査請求書が提出されていること（郵送等送付により提出された場合は、消印日付が審査請求期間内であること）。ただし、審査請求期間の経過後に審査請求をする場合は、その正当な理由が記載されていること。
エ 審査請求をする法律上の利益を有していること。
（2）不作為についての審査請求にあっては、審査事項は次のとおりとする。
ア 審査請求書に次の事項が記載されていること
（ア）審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
（イ）当該不作為に係る開示請求の内容及び年月日
（ウ）審査請求の年月日
（エ）審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
イ （2）アの（エ）に掲げる場合にあっては、代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面が添付されていること。
ウ 審査請求をする法律上の利益を有していること。
3 審査請求書の補正等
（1）県民活動支援・広聴課は、審査請求書が、2（1）及び（2）に掲げる要件を満たさず不適法であると認める場合において、当該箇所を補正することができるときは、相当の期間を定めてその補正を命じなければならない。
（2）県民活動支援・広聴課は、次のアからウのいずれかに該当するときは、当該審査請求を却下するものとする。
ア 審査請求が不適法であり、かつ補正することができないとき。
イ 補正命令に応じなかったとき。
ウ 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
（3）県民活動支援・広聴課は、（2）の規定により却下する裁決を行った場合は、裁決書の謄本（謄本証明をしたもの。以下同じ。）を審査請求人、参加人及び処分庁等（審査庁以外の処分庁等に限る。以下同じ。）に送付するものとする。なお、処分担当課所が知事部局である場合は、県民活動支援・広聴課は、別途裁決書の写しを処分担当課所に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
（4）（3）の規定による裁決書の謄本の審査請求人への送付については、簡易書留により行うものとする。
4 弁明書の提出
（1）県民活動支援・広聴課は、審査請求がされたときは、当該審査請求を却下する場合を除き、速やかに審査請求書の副本を処分庁等（処分担当課所が知事部局である場合は、審査請求書の写しを処分担当課所）に送付しなければならない。
（2）県民活動支援・広聴課は、処分庁等（処分担当課所が知事部局である場合は、処分担当課所）に対して相当の期間を定めて、弁明書の提出を求め、県民活動支援・広聴課が審査請求に係る開示決定等、訂正決定等若しくは利用停止決定等を行った担当課所又は不作為の審査請求に係る開示請求、訂正請求等若しくは利用停止請求を受けた担当課所である場合にあっては、相当の期間内に、弁明書を作成するものとする。
（3）（1）の送付及び（2）の提出の求めは、処分庁等に対するものにあっては別記様式第3号、処分担当課所に対するものにあっては別記様式第4号により行う。
（4）（2）で規定する提出又は作成する弁明書の数は、正本並びに審査請求人及び参加人の数に相当する通数の副本とする。
（5）処分担当課所又は県民活動支援・広聴課は、（2）の弁明書に、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める事項を記載しなければならない。
ア 処分についての審査請求 処分の内容及び理由
イ 不作為についての審査請求 処分をしていない理由並びに予定される処分の時期、内容及び理由
（6）（1）の規定により審査請求書の副本（処分担当課所が知事部局である場合は、審査請求書の写し）を送付するときは、県民活動支援・広聴課は、必要に応じて、処分庁等（処分担当課所が知事部局である場合は、処分担当課所）に対し、別記様式第5号により、対象保有個人情報の一覧表及び対象保有個人情報であって審査請求人に開示したものの写しの提出を求めるものとする。
5 反論書の提出
（1）県民活動支援・広聴課は、4（2）の規定により弁明書の提出があったとき、又は弁明書を作成したときは、別記様式第6号の書面により、審査請求人及び参加人にその副本を送付するとともに、期限を定めて、反論書（参加人の場合は行服法第30条第2項に規定する意見書。以下この項及び8（1）において「意見書」という。）を提出できる旨の通知をしなければならない。
（2）（1）で規定する提出する際の反論書の数は、正本並びに参加人及び処分庁等の数に相当する通数の副本とし、意見書の数は、正本並びに審査請求人及び処分庁等の数に相当する通数の副本とする。
（3）県民活動支援・広聴課は、審査請求人から反論書の提出があったときは、その副本を参加人及び処分庁等に、参加人から意見書の提出があったときは、その副本を審査請求人及び処分庁等に送付するものとする。なお、処分担当課所が知事部局である場合は、県民活動支援・広聴課は、別途反論書又は意見書の写しを処分担当課所に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
（4）前項の送付は、別記様式第7号により行う。
6 口頭意見陳述
（1）知事が審査庁である場合において、行服法第9条第3項において読み替えて適用する同法第31条第1項の規定により口頭意見陳述の機会を与えるときは、県民活動支援・広聴課が主宰するものとする。ただし、県民活動支援・広聴課が審査請求に係る開示決定等を行った担当課所又は不作為の審査請求に係る開示請求を受けた担当課所である場合にあっては、県民活動支援・広聴課以外の知事部局の課所が主宰するものとする。
（2）（1）に規定する口頭意見陳述に関して必要な事項は、別途定める。
7 審査請求人等による提出書類等の閲覧等
知事が審査庁である場合における行服法第9条第3項において読み替えて適用する同法第38条第1項の規定による閲覧又は交付に係る事務は、県民活動支援・広聴課が行うものとする。
8 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等の再検討
（1）県民活動支援・広聴課は、審査請求があったときは、却下する裁決を行った場合を除き、4及び5の規定により弁明書、反論書及び意見書が提出され又は作成した後直ちに、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等の再検討を行うものとする。なお、反論書及び意見書が提出期限を経過しても提出されない場合は、当該期限経過後直ちに再検討を行うものとするが、審理に当たって必要であると考えられる場合には、必要に応じ、さらに期限を定めた上で、当該期限までに提出されない場合は審理手続を終結することがある旨を記載した書面を送付し、反論書及び意見書の提出を促した上で、その後再検討を行うこととすることができる。
（2）県民活動支援・広聴課は、再検討の結果、処分についての審査請求にあっては、当該審査請求に係る開示決定等（第三者からの反対意見書が提出されているときを除く。）、訂正決定等若しくは利用停止決定等を取り消し、又は変更して、保有個人情報の全部を開示し、又は審査請求どおり訂正若しくは利用停止することが相当であると判断した場合に、不作為についての審査請求にあっては、当該不作為が違法又は不当であり、当該審査請求に係る公文書の全部を開示し、又は審査請求どおり訂正若しくは利用停止することが相当であると判断した場合に、当該審査請求の全部を認容する裁決が相当である旨を生活こども部長に協議するものとする。
（3）生活こども部長が、（2）の協議内容を適当であると認めた場合は、県民活動支援・広聴課は、当該審査請求の全部を認容する裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人、参加人及び処分庁等（第三者からの審査請求にあっては審査請求人、参加人、処分の相手方及び処分庁等）に送付するものとする。なお、処分担当課所が知事部局である場合は、県民活動支援・広聴課は、別途裁決書の写しを処分担当課所に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
（4）（3）の規定による裁決書の謄本の審査請求人（第三者からの審査請求にあっては審査請求人及び処分の相手方）への送付については、3（4）の規定を準用する。
（5）生活こども部長は、（2）の協議内容が適当でないと認めた場合は、審議会へ諮問するよう、県民活動支援・広聴課へ指示するものとする。
（6）処分担当課所又は県民活動支援・広聴課は、全部認容の裁決があったときは、当該裁決に従った開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等を行うものとする。この場合において、当初部分開示とした保有個人情報の開示の実施に当たっては、写しの作成に要する費用の負担は求めないものとする（当初の決定において特定のページ全てが不開示とされた場合の当該ページの写しの作成に要する費用については、この限りではない。）。
9 審議会への諮問及び通知
（1）県民活動支援・広聴課は、法第105条第3項において読み替えて準用する同条第1項各号に該当する場合を除き、遅滞なく、審議会に諮問しなければならない（群馬県個人情報保護審議会審議要領（令和5年3月29日審議会決定。以下「審議要領」という。）様式第1号）。
（2）県民活動支援・広聴課は、（1）の諮問をしたときは、法第105条第3項において準用する同条第2項各号に該当する者及び処分庁等（処分担当課所が知事部局である場合は、処分担当課所）に対し、諮問した旨を通知するものとする。
（3）（2）の諮問をした旨の通知は、法第105条第3項において準用する同条第2項各号に該当する者に対するものにあっては群馬県個人情報保護審議会諮問通知書（施行規則別記様式第33号）、処分庁等（処分担当課所が知事部局である場合は、処分担当課所）に対するものにあっては別記様式第8号により行う。
10 諮問庁の責務
（1）県民活動支援・広聴課及び処分担当課所は、審議会から求めがあったときは、諮問した事件に関する書類及び資料を提出するものとする。
（2）県民活動支援・広聴課は、生活こども部長に対し、審議要領第3条に規定する書面及び（1）の書類及び資料の写しを、必要に応じて送付するものとする。
11 審理手続の終結
（1）知事が審査庁である場合において、審議会の答申を受けた後、県民活動支援・広聴課は、行服法第9条第3項において読み替えて適用する同法第41条第3項の規定により審査請求人、参加人及び処分庁等に対し、審理手続を終結した旨を、通知するものとする。
なお、処分担当課所が知事部局である場合は、県民活動支援・広聴課は、処分担当課所に対し、別途審理手続を終結した旨を通知するものとする。
（2）（1）に規定する通知には、処分庁等及び処分担当課所に対するものにあっては、審議会の答申書の写しを添付するものとする。
（3）（1）の審理手続を終結した旨の通知は、別記様式第9号により行う。
12 審査請求に対する裁決等
（1）知事が審査庁である場合において、審議会の答申を受けた後、県民活動支援・広聴課は、その内容を尊重して、遅滞なく、当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。
（2）（1）の裁決を行うに先立ち、県民活動支援・広聴課は、生活こども部長に答申書の写しを添えて、裁決の協議をするものとする。
（3）県民活動支援・広聴課は、審査請求に対する裁決を行ったときは、裁決書の謄本を審査請求人、参加人及び処分庁等（第三者からの審査請求で、裁決の内容が処分の全部又は一部の取消である場合にあっては審査請求人、参加人、処分の相手方及び処分庁等）に送付するものとする。なお、処分担当課所が知事部局である場合は、県民活動支援・広聴課は、別途裁決書の写しを処分担当課所に送付するものとし、第3の2（5）ウの規定を準用する。
（4）（3）の規定による裁決書の謄本の審査請求人（第三者からの審査請求で、裁決の内容が処分の全部又は一部の取消である場合にあっては審査請求人及び処分の相手方）への送付については、3（4）の規定を準用する。
（5）処分担当課所又は県民活動支援・広聴課は、審査請求に係る開示決定等を取り消し、又は変更する裁決があった場合は、当該裁決に従った開示決定等を行うものとする。この場合において、当初部分開示とした公文書の開示の実施に当たっては、費用の負担は求めないものとする（当初の決定において特定の頁全てが不開示とされた場合の当該ページの写しの作成に要する費用については、この限りではない。）。
（6）（5）の規定にかかわらず、第三者から反対意見書が提出されている場合であって、審査請求に係る開示決定等を取り消し、又は変更し、当該開示決定等に係る保有個人情報を開示する旨の決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。この場合において、処分担当課所又は県民活動支援・広聴課は、当該第三者に対し開示決定の結果を保有個人情報を開示決定した旨の通知書（施行規則別記様式第15号）により通知するものとする。
13 第三者からの審査請求があった場合の取扱い
（1）県民活動支援・広聴課は、第三者に関する情報が記録されている保有個人情報の開示決定等について、当該第三者から審査請求があったときは、行服法第25条第2項の規定に基づき、職権により当該保有個人情報の開示又は部分開示の実施を停止し、別記様式第10号により、当該第三者及び開示請求者に対しその旨を通知するものとする。
（2）第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する旨の決定を行ったときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとする。この場合において、処分担当課所又は県民活動支援・広聴課は、当該第三者に対し個人情報を開示決定した旨の通知書により開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を通知するものとする。
第7 運用状況の公表
施行規則第26条の公表は、県民活動支援・広聴課長が、前年度の運用状況について県の各機関分を取りまとめ、次の事項を県ホームページに公表するものとする。
（1）開示請求件数、訂正請求件数及び利用停止請求件数
（2）開示請求に対する決定内容、訂正請求に対する決定内容及び利用停止請求の決定内容
（3）審査請求の状況
（4）その他必要な事項
附則
（施行期日）
1 この要綱は、令和5年4月1日から施行する。
（開示請求等に係る事務に関する経過措置）
2 前項の施行期日（以下「施行期日」という。）前に次に掲げる請求がされた場合における群馬県個人情報保護条例（平成12年群馬県条例第85号。以下「旧条例」という。）に規定する個人情報の開示、訂正及び利用停止については、群馬県個人情報保護事務取扱要綱（平成12年12月20日制定）の例による。
（1）旧条例第12条の開示請求
（2）旧条例第22条の訂正請求
（3）旧条例第25条の5の利用停止請求
（審査請求に係る事務に関する経過措置）
3 施行期日前にされた開示決定等、訂正決定等若しくは利用停止決定等の処分又は施行期日前にされた開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為に係る不服申立てについては、群馬県個人情報保護事務取扱要綱の例による。
